Kreatív ügynökségek helyzetképe 2015

Kreatív ügynökségek helyzetképe – 2015. Iparági elemzés

A slideshow szöveges tartalma

1. Cím

Kreatív ügynökségek, reklámügynökségek, PR ügynökségek, marketing-kommunikációs cégek helyzetképe – 2015. TRL Hungary Kft. – Maconomy, az ügynökségi ERP rendszer

2. Bevezetés

3. Válaszadók száma és összetétele

Az elmúlt években a kreatív ügynökségek jelentős változásokat éltek meg a válság és a technológia átalakulása miatt. A ClickZ Deltek által szponzorált felmérése több mint 250 kreatív ügynökséget kérdezett meg világszerte az őket érintő kihívásokról. A válaszadók között kis cégek és piacvezető szervezetek is megtalálhatók.

A Deltek a Maconomy vállalatirányítási rendszer fejlesztője. A Maconomy ERP a marketing kommunikációs ügynökségek integrált vállalatirányítási megoldása, amelynek hazai disztribútora a TRL Hungary Kft.

Válaszadók összetétele:

• Direktor: 42%
• C-level: 15%
• Menedzser: 14%
• Szenior: 12%
• Középvezető: 11%
• Junior: 3%
• Szabadúszó: 3%

4. A kreatív ügynökségek jelenlegi legnagyobb kihívásai

Szerettük volna azonosítani és megérteni a kreatív ügynökségeket érintő jelentősebb kihívásokat, illetve az azokra adott válaszaikat. Megkértük őket, hogy rangsorolják a számukra fontos problémákat.

Bár számos területet érintettek a válaszok, a legtöbb visszajelzés két csoportba volt sorolható: erőforrás tervezés és menedzsment, illetve számlázás és nyereségesség. Elemzésünkben ezeket a területeket ismertetjük részletesen.

Kihívások az erőforrás tervezés és menedzsment terén (válaszadók aránya):

• Képzett munkaerő felvétele és megtartása: 13%
• Folyamatos készenlét biztosítása: 10%
• Új területek és szolgáltatások hozzáadása: 9%
• Munkatársak kiégése: 7%
• Integráció: 3%
• Területek együttműködése: 2%

Kihívások a számlázás és nyereségesség terén (válaszadók aránya):

• Ügyfél elvárások: olcsóbban, jobban, gyorsabban: 19%
• Ügyfelek alul-számlázása: 12%
• Projekt scope kontrollja: 10%
• Nyereségesség elvárás: 8%
• Munkaerő-költség növekedése: 2%
• Kiszervezés 1%

5. Erőforrás tervezés és menedzsment

Ismerje meg, hogyan képes a Maconomy a kreatív ügynökségek ERP rendszere hatékonyan támogatni a marketing kommunikációs cégek működést!

6. Legfontosabb erőforrás-tervezési és menedzsment kihívások

Amikor megkértük az ügynökségek munkatársait, hogy állítsák fontossági sorrendbe azokat a kihívásokat, amikkel szembesülnek, egy olyan iparágat láttunk, amelyben a projektek munkaerővel való ellátása problémás, a kreatív munkatársak ideje nem megfelelően kihasznált, illetve az ügynökségek nem megfelelően használják a munkaerő tervezését és menedzselését támogató eszközöket.

Válaszok megoszlása:

• Képzett munkaerő felvétele és megtartása:
• 13% Folyamatos készenlét biztosítása: 10%
• Új területek és szolgáltatások hozzáadása: 9%
• Munkatársak kiégése: 7%
• Integráció: 3%
• Területek együttműködése: 2%

7. Miért fontos a munkatársak megtartása?

1. A tehetséges kreatív munkatársak megtalálása és megtartása a sikeres működés alapfeltétele.

2. A motivált munkatársakkal rendelkező ügynökségek akár 22 százalékkal nagyobb teljesítményt is nyújthatnak (Business Reporter).

3. Az éves munkaerő toborzási és megtartási költségek a marketing kommunikációs iparágban: 287 millió dollár (IPA).

4. Egy új munkatárs átlagos betanulási ideje 5-7 hónap (IPA).

8. Hét ok, ami miatt szabadúszókat foglalkoztatnak ügynökségek

A felmérés szerint az ügynökségek a munkaerő problémák egy részét szabadúszókkal oldják meg. Míg egy külsős alvállalkozó bevonása a csúcsidőszakban logikus lépés lehet, azonban sok esetben akkor is megtörténik, amikor a belső erőforrások is rendelkezésre állnak, csak esetleg egy másik részlegen.

A szabadúszók túlzott használata főleg akkor fordul elő, ha a projekt szkópot túllépjük, ami jelentős mértékben csökkenti a nyereséget is. Ennek ellenére a válaszadók 80 százaléka vesz igénybe szabadúszókat, 15 százalékuk esetében a munkaerő több mint fele külsős.

A szabadúszók 34 százalékát speciális tudásuk, 20 százalékát a rugalmasságuk és 18 százalékát rövid lefutású projektek miatt alkalmazzák.

Válaszok megoszlása:

• Speciális képességek elérése: 34%
• Rugalmas rendelkezésre állás miatt: 20%
• Rövid átfutású projektek elvégzése: 18%
• Projektek gyorsabb befejezése miatt: 12%
• Állandó munkaerő járulékos költségeinek csökkentése: 11%
• Megfelelő felvételi stratégia hiánya: 4%
• Szabadúszók olcsóbbak: 1%

Ismerje meg a Maconomy kreatív ügynökségek ERP rendszerének erőforrás tervező megoldását!

9. Az elmúlt évben a marketing szereplők feladatköre kibővült

A külső szabadúszó kiterjedt alkalmazása nem csökkenti az állandó munkatársak terheit. A válaszadók több mint nyolcvan százaléka azt tapasztalta az elmúlt tizenkét hónapban, hogy a szerepkörükhöz tartozó feladatok köre jelentős mértékben megnőtt, ami azt jelzi, hogy az egyéni leterheltség folyamatosan nő, ahogy a projektek gyűlnek.

Bővült a feladatköre?

• Igen, nagymértékben: 53%
• Igen, kissé: 29%
• Nem, ugyanakkora maradt: 14%
• Nem, a feladatköröm csökkent: 4%

10. Több időt tölt belső adminisztrációs és ellenőrző feladatokkal, mint ügyfél munkákkal?

A külső szabadúszók alkalmazása nem csökkenti a kreatív ügynökségek adminisztrációs terheit sem. Valójában a válaszadók kétharmada több időt tölt belsős adminisztrációs és ellenőrző jellegű munkákat, mint kreatív ügyfélmunkákkal, ami egyébként a feladatuk lenne.

Ezek összhatása jelentős lehet, nem csak a kreatív tevékenységekre szánható idő csökkenése miatt, hanem a munkatársak elégedetlensége, az elmulasztott határidők és a túlfutások miatt is.

Több időt tölt adminisztrációval és ellenőrzéssel, mint munkával?

• Semleges: 29%
• Egyetért: 29%
• Nem ért egyet: 28%
• Teljesen egyetért: 8%
• Teljesen nem ért egyet: 6%

11. Szeretné megtudni, hogyan képes a Maconomy a teljes ügynökségi működést hatékonyan támogatni?

Ismerje meg  a Maconomy vállalatirányítási rendszert, a kreatív ügynökségek ERP rendszerét!

12. Erőforrás tervezés és menedzsment

Az ügynökségek megfelelő ütemben adaptálják az erőforrás tervező és menedzsment megoldásokat, így a munkatársak az ügyfelekre tudnak koncentrálni Jó hír hogy léteznek olyan IT megoldások, amelyek segítségével hatékonyan lehet az erőforrásokat és a projekteket tervezni és menedzselni, így a munkatársak jobban tudnak az ügyfélmunkákra koncentrálni.

Ennek ellenére a válaszadók fele szerint a cégük nem használja ki a technológiában rejlő lehetőségeket, így nem tudják optimalizálni az erőforrás és projekt tervezési tevékenységeiket.

Hogyan kezelik az erőforrás tervezési és menedzsment kihívásokat az ügynökségek? Amíg egy részük hatékonyan használja a meglevő eszközöket, addig sokan nehézségekkel küzdenek.

Az ügynökségek megfelelő ütemben adaptálják az erőforrás tervező és menedzsment megoldásokat, így a munkatársak az ügyfelekre tudnak koncentrálni? (válaszok megoszlása):

• Teljesen egyetért: 8 %
• Egyetért: 38%
• Semleges: 26%
• Nem ért egyet: 21%
• Kifejezetten nem ért egyet: 7%

13. Hogyan kezelik az ügynökségek az erőforrás tervezéssel és menedzsmenttel kapcsolatos kihívásokat?

Jellemző válaszok:

• Meggyőződünk róla, hogy minden új munkatársunk hozzáad legalább egy új és értékes képességet a csapathoz.
• Rendszereink és folyamataink szinkronizáltak, így például a munkaidő rögzítés közvetlenül a naptárból történik.
• Alkalmazásokat használunk az elérhetőségek nyomonkövetésére, így a megfelelő emberek kerülnek a projektekre.
• Finomhangoljuk a külsősök felvételi és támogatási folyamatait.
• A korábbi munkák tapasztalataira építve tervezünk, nyilvánvalónak tűnik, de hatékony.
• Kiszervezéssel.
• Homokba dugjuk a fejünket…
• Sajnos rengeteg időt töltünk veszekedéssel.
• Sehogy, ehelyett lecsökkentjük a belső munkatársak számát és külsősöket alkalmazunk.

14. Számlázás és nyereségesség

Ismerje meg, hogyan képes a Maconomy a kreatív ügynökségek ERP rendszere hatékonyan támogatni a marketing kommunikációs cégek működést!

15. Kihívások a számlázás és a nyereségesség terén

A felmérések szerint a projektek árazása és teljesítése nem problémamentes. „A gyorsabb, jobb és olcsóbb munkavégzésre vonatkozó növekvő ügyfél elvárások kezelése” volt a leggyakrabban említett kihívás. A másik fontos problémát az elvégzett, de ki nem számlázott ügyfélmunkák jelentik.

Válaszok megoszlása:

• Növekvő ügyfél elvárások kezelése: 19%
• Ügyfeleknek ledolgozott munka ki nem számlázása: 12%
• Projekt kereteinek túllépése: 10%
• Nyereség elvárások: 8%
• Munkaerő-költség megnő: 2%
• Kiszervezés: 1%

16. Hogyan árazzák az ügynökségek a projektjeiket?

A válaszadók hétféle projekt árazási módszert említettek, ami azt is jelenti, hogy az alulszámlázás a számítási metódustól független probléma.

A felmérésben részt vevők 34%-a használja az idő- és költség ráfordítás alapú (Time and Materials) árazási technikát.

A fix áras (27%) és az átalánydíjas (retainer) alapú eljárások (23%) is gyakori.

A nyereséghányad megfelelő, a válaszadók 75%-a 10% feletti profitot jelentett, de a KingstonSmithW1 kutatása szerint ez nehezen tartható fent, hiszen 2012 óta bizonyos szektorokban 7%-kal csökkent.

Hogyan árazzák az ügynökségek a projektjeiket?

• Time and materials: 34%
• Fix áras (árlista): 27%
• Fix áras (átalány): 23%
• Érték alapú árazás: 14%
• Egyéb: 2%

17. A nyereség optimalizálás négy módszere

1. Az összes munkatársnak meg kell értenie a profithányad fontosságát, hogy mindenki egy nyelvet beszéljen.

2. Készítsük előrejelzéseket a lehető leghamarabb, megbízható adatokra építve, célspecifikus rendszerekkel.

3. Cél, hogy részleteiben meg tudjuk határozni a nyereséget minden egyes ügyfélmunkát végző munkatársra és projektre vetítve.

4. Az összes adatot egy rendszerben kell tárolni, így pontosabb és teljes képet kapunk a jelenlegi és jövőbeni költségekről.

18. Az ügyfelek gyakran megváltoztatják a projektek szkópját

A csökkenő nyereséghányad részben az ügyfelek túlszolgáltatásából is eredhet. A felmérésünkben részt vevők 75 százaléka elmondta, hogy az ügyfelek gyakran változtatják meg a projektek szkópját azok bármely szakaszában.

Azonban kevesebb mint 10 százalékuk említette, hogy mindig kiszámlázzák a többletmunkákat, 16 százalékuk pedig soha, vagy szinte soha nem változtatja az árait még akkor sem, ha a projekt szkópja jelentősen megváltozik.

Válaszok megoszlása:

• Egyetért: 54%
• Teljesen egyetért: 22%
• Semleges: 19%
• Nem ért egyet: 3%
• Nagyon nem ért egyet: 1%
• Egyéb: 1%

Ismerje meg  a Maconomy vállalatirányítási rendszert, a kreatív ügynökségek ERP rendszerét!

19. Rendelkeznek az ügynökségek olyan megoldásokkal, amelyekkel pontosan követhetik a terv és tény költségeket?

Annak ellenére, hogy a szkóp növekedése nagy hatással van a kreatív ügynökségek nyereségességére, a válaszadók közel fele szerint nincs olyan megoldásuk, amellyel pontosan nyomon tudnák követni a költség terv és tény adatokat.

Egyértelmű, hogy az ügynökségek egy értékes lehetőséget hagynak ki azáltal, hogy nem használják a technológiát a probléma feltárására, de akkor milyen stratégiákat használnak? Nem meglepő módon jó pár ügynökség csak küzd a helyzettel. Azonban néhányan olyan megoldásokat és folyamatokat alkalmaznak, amelyek képesek a nyereségességet biztosítani és a kreatív munkatársat idejét megőrizni.

Válaszok megoszlása:

• Nem ért egyet 20%
• Semleges 18%
• Teljesen egyetért 18%
• Egyetért 38%
• Nagyon nem ért egyet 6%

20. Hogyan kezelik a kreatív ügynökségek a számlázással és a nyereségesség biztosításával kapcsolatos kihívásokat?

Jellemző válaszok:

„Újragondoljuk az ajánlatadási módszereket és szigorúbb feltételeket és korlátozásokat alkalmazunk.”

„Megpróbáljuk jobban meggondolni, hogy melyik projekthez tudunk értéket hozzáadni és melyik a számunkra is hasznos.”

„Projektmenedzsment és pénzügyi szoftverek bevezetésével.”

„Új gyakorlatokat vezettünk be, hogy a projekteket kereteken belül tudjuk tartani.”

„Rengeteg megbeszélés tartunk…”

„Elkerüljük az árvitákat, ha egy mód van rá.”

„Nem túl jól, a kreatívokat próbáljuk rávenni, hogy legyenek „hatékonyabbak” ami kiöli a kreativitást és hamar kiégnek a munkatársak.”

21. Szeretné megtudni, hogyan képes a Maconomy a teljes ügynökségi működést hatékonyan támogatni?

Ismerje meg  a Maconomy vállalatirányítási rendszert, a kreatív ügynökségek ERP rendszerét!

22. Konklúzió: mi várható a kreatív ügynökségek piacán?

23.Kihívások és trendek

Ahhoz, hogy sikeresek legyünk egy gyorsan változó és folyamatosan fejlődő világban, a kreatív ügynökségeknek fél szemmel mindig a jövőt kell nézniük.

Megkérdeztük a felmérésben résztvevőket, hogy a következő három évben milyen trendekre számítanak elsősorban.

A válaszadók négy fő kihívást azonosítottak, amelyek szerintük meghatározzák a kreatív ügynökségek jövőjét világszerte:

• a képességhiányt,
• az adatokat,
• a technológiát
• és az ügyféloldali kreatív csapatokat.

Képességhiány: A digitális forradalom alapjaiban változtatta meg a világ működését, a médiafogyasztást, a kommunikációt és a vásárlást. Egész iparágak tűntek el az elmúlt két évtizedben, míg mások a semmiből nőttek óriássá.

A marketing iparág sem marad ki a felfordulásból, a közösségi média, a mobil világ és az internet megváltoztatta a szegmens működését. Míg a legtöbb kreatív ügynökség küzd a digitális képességekkel rendelkező fiatalok megszerzésével, a legidősebb munkatársak tudása sokszor feleslegessé vált.

A meglévő és a szükséges tudás közötti szakadékot a válaszadók jelentős problémának érezték. A megfelelő tehetségek felkutatása és megtartása, főleg a digitális területeken továbbra is kihívást fog jelenteni a kisebb integrált ügynökségeknek.

„A képességek terén általános hiány van az iparágban. Azt gondolom, hogy jobban kell támogatnunk és szerveznünk a külsős munkatársakat és az ügynökségeket összehangoló folyamatokat, ha hosszú távon gondolkodunk.”

„A junior kollégák többet tudnak a digitális megoldásokról, mint a direktorok…”

24. Adatok

Egyre több adat áll a rendelkezésünkre, azonban abból információt előállítani költséges, illetve az ellenőrzésük, tisztításuk és felhasználásuk időigényes. Azok az ügynökségek, amelyek nem tudnak megfelelni az adatokkal kapcsolatos kihívásoknak, veszélyes helyzetben vannak.

A válaszadók szerint az adat, -a felhasználástól kezdve az iparágat gyakorolt hatásokig-, jelentős figyelmet fog igényelni a következő években.

„Az adatok használata alapjaiban fogja megváltoztatni azt, ahogy a feladatainkat végezzük. Sajnos ez olyan jelentős változásokat fog hozni, amelyek közül nem mindegyiknek fogunk örülni.”

„Az adatok és a kinyerhető információ mennyisége elképesztő.”

A legtöbb ügynökség erőforrásai nem elegendőek az értelmezésükhöz.

Ismerje meg, hogyan képes a Maconomy a kreatív ügynökségek ERP rendszere hatékonyan támogatni a marketing kommunikációs cégek működést!

25. Technológia

A technológiai változások sebessége nő, vagy követjük ezt, vagy lemaradunk. A marketing szakma sem kivétel ez alól, robotok bukkannak fel az üzletekben és a leveleink szoftverek válogatják.

A trendekkel együtt mozgás kiemelt fontosságú lesz a jövőben.

„A technológia a legnagyobb kihívás, az ügynökségek vagy tartják az iramot, vagy lemaradnak.”

„A vásárlók már most találkoznak az első robotokkal a kiskereskedelmi környezetben.”

26. Ügyfél-oldali csapatok

Ahogyan a globális gazdaság kilábal a mély és elhúzódó válságból, az ügynökségek egy új versenytársat kapnak, az ügyféloldali marketing csapatot.

Hirtelen a munkaerő-piac tele lett olyan végzősökkel, akik anyanyelvi szinten beszélik a digitális nyelvet. Mivel a költségkeretek nyomottak, az árak pedig nőnek, a marketing házon belülre ültetése gazdaságilag vonzó lehetőséggé vált.

Több válaszadó szerint erre a jelenségre oda kell figyelni a közeljövőben.

„A további specializációt a munkatársak ügyfelek általi felvétele fokozza, különösen az adat- menedzsment és elemzés területein.”

„Az ügynökségeket kifacsarják, ahogy az ügyfelek átveszik a szakértelmet házon belülre.”

„Az ügyfelek saját maguknak toboroznak kreatív munkaerőt, így biztosítva a számukra szükséges képességek folyamatos rendelkezésre állását, ahelyett, hogy ügynökségektől kérnék azt.”