Maconomy ERP rendszer HR modul
Emberi erőforrás menedzsment, HR feladatok, munkaügyi folyamatok támogatása a Maconomy vállalatirányítási rendszerben
ERP rendszerbe integrált HR modul: Emberi erőforrás menedzsment
A szolgáltató és projekt alapon működő cégek számára a munkatársak jellemzően sokkal nagyobb jelentőséggel bírnak, mint egy átlagos termelő, gyártó vagy kereskedő cég esetében.
Az alkalmazottak tudása kiemelt értéket jelent a szolgáltató és projektalapú szervezetek számára, ezért az emberi erőforrásokra vonatkozó adatok és folyamatok integrált és hatékony kezelése a vállalkozás ügyviteli rendszerében elengedhetetlen a cég hosszútávú optimális működése érdekében.
A HR osztály feladatai szerteágazóak. Sok esetben a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy az állandóan változó ügyféligények alapján kell biztosítani a megfelelő létszámú és tudású munkatársak rendelkezésre állását, szem előtt tartva a kiválasztási, felvételi és képzési folyamatok átfutási idejét és a jövőbeni szolgáltatásokra, munkákra, projektekre vonatkozó terveket.
A munkaügyi osztály feladata lehet a munkatársak képzésének támogatása, a tréningek tervezése, szervezése és dokumentálása is.
A humánpolitikai osztály adatokat szolgáltat a többi szervezeti egységnek az alkalmazottakra vonatkozóan, többek között az ajánlatadás és a munkabér, illetve jutalék/bónusz kérdések tekintetében is.
A HR osztálynak napi rendszerességgel kezelnie kell a munkatársak különböző jellegű problémáit, konfliktusait, illetve dokumentálni az megoldásuk érdekében elvégzett tevékenységeket is.
A fenti feladatok elvégzésére egy elszigetelt és nem iparág specifikus HR rendszer csak korlátozottan alkalmas.
Legyen szó kiválasztási és felvételi eljárásról, képzésekről, értékelésről vagy motiválásról, a Maconomy ERP rendszer HR modul hatékony megoldást kínál a munkaügyes munkatársak számára a munkavállalókkal kapcsolatos feladatok elvégzésére.
A Maconomy integrált ERP rendszer HR modul fő funkciói
Munkatársak alapadatainak és képességeinek nyilvántartása és kezelése
A Maconomy ERP HR modul egyszerű és hatékony eszköz, amely a szolgáltató és projektalapú vállalkozások összes emberi erőforrás menedzsment igényét kielégíti.
A HR – Munkaügy – Emberi erőforrás menedzsment modul teljesen integrált a vállalatirányítási rendszer egyéb funkcióival. Egyszerű bevezetni és használni, így HR osztály munkatársai szinte azonnal elkezdhetik használni.
A Maconomy ERP rendszer fejlett jogosultságkezeléssel rendelkezik, így a bizalmas HR munkaügyi adatokat csak az arra meghatalmazott személyek érhetik el.
Az alkalmazottak adatainak rögzítését a HR osztály munkatársai tartják kézben, de adott esetben a munkatársak is frissíthetik az alapadataikat. Ez a fajta „önkiszolgálás” lecsökkentheti a HR munkatársak adminisztratív tevékenységeit, így azok az értékteremtő feladataikra koncentrálhatnak, illetve felgyorsíthatja az adatmódosítások átfutását.
A Maconomy ERP rendszer HR modul funkcionalitása révén a rendszerben tárolhatjuk az alkalmazottakat és a rájuk vonatkozó összes munkaügyi adatot.
A vállalatirányítási rendszer rugalmassága miatt az alapadatokon túl teljesen egyedi adatköröket is megfogalmazhatunk és használhatunk.
Az egyes munkatársakhoz dokumentumokat is rögzíthetünk, például önéletrajzot, diplomákat, bizonyítványokat, illetve ezek verzióit is kezelni tudjuk. A megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak ezeket a dokumentumokat elérhetik, így például ajánlatadáskor mindig a legfrissebb önéletrajzokat tudják csatolni.
Az egyes munkavállalók beosztása, munkaköre, illetve a korábban betöltött pozíciói is egyszerűen megjeleníthetők a HR modulban.
A Maconomy ERP rendszer HR modul alkalmas a munkatársak fizetésre, juttatásokra és cafetériára vonatkozó adatainak tárolására is, akár historikusan is, így az adott munkavállaló korábbi fizetési adatai is lekérdezhetők.
A Maconomy ERP rendszer HR modul segítségével a fentieken kívül számos egyéb adat is nyilvántartható, például:
- kiadott eszközök kezelése,
- egészségügyi vizsgálatok,
- fegyelmi ügyek,
- képzési igények,
- képzések adatai és dokumentumai,
- értékelések adatai és dokumentumai.
Az ERP rendszer HR modul integrációja
A Maconomy vállalatirányítási rendszer munkaügyi modulja teljes mértékben integrált az ERP rendszer többi részével.
A szolgáltatások, munkák és projektek feladat és erőforrás tervezése során a HR által rögzített és karbantartott adatok egyszerű elérhetősége jelentős előnyt biztosít a szervezet számára.
Természetesen a HR és a CRM modulok is szoros kapcsolatban állnak egymással, így az ott elérhető funkciók (kapcsolati háló, teendők, értesítések, CRM folyamatok) is használhatók a munkatársak vonatkozásában.
A Maconomy ERP munkaügyi modul funkciói: Kompetencia-mátrix
A Maconomy ERP rendszer HR modul funkciói közé tartozik az egyes munkatársak kompetenciáira vonatkozó információk tárolása is.
Ennek segítségével az alkalmazottakról nyilvántarthatjuk a végzettségeiket, képesítéseiket, képességeiket, minősítéseiket, besorolásaikat és személyes jellemzőiket (attitűd, szociális kompetenciák, soft skills, stb.).
Az egyes kompetenciák mellé különböző szinteket is rendelhetünk és ezek alapján egy kompetenciamátrixban tekinthetjük át a szervezet rendelkezésére álló emberi-erőforrásokat és a hozzájuk tartozó információkat.
Így könnyen választ kaphatunk azokra a kérdésekre, hogy melyik kompetenciákat szükséges cégszinten fejleszteni, milyen készségeket részesítsük előnyben az új munkatársak kiválasztásánál, illetve az erőforrás-tervezés során a tervezést végző munkatársak gyorsan meg tudják állapítani, hogy kik azok a munkatársak, akik rendelkeznek a kívánt képességek kombinációival (például németül legalább középfokon beszélő vezető JAVA programozó).
Munkaügyi folyamatok
A Maconomy ERP rendszer HR moduljának emberi-erőforrás menedzsment funkciói közé tartozik a különböző munkaügyi folyamatok támogatása is.
Ezek közé a munkaügyes feladatok közé tartoznak többek között az alábbiak:
- toborzás,
- felvétel,
- beléptetés,
- minősítések,
- értékelések,
- képzések,
- fegyelmi ügyek,
- kiléptetés.
A Maconomy ERP rendszerben kialakított munkaügyi folyamatok segítségével azok végrehajtása formalizálható, egyes lépései jól nyomon követhetők és riportozhatók, illetve a jogszabályi és vállalati előírásoknak való megfelelés is egyszerűen biztosítható.
A Maconomy ERP rendszer munkaügy modulját egészíti ki a People Planner grafikus erőforrás és kapacitás tervező szoftver.
Munkatársak toborzásának folyamata: Az új munkavállaló kiválasztása
A Maconomy ERP rendszer HR modul funkciói közé tartozik a toborzási folyamatok támogatása, illetve a felvételi tevékenységekre vonatkozó riportok, jelentések elkészítése.
A legtöbb HR vezető valószínűleg egyetért azzal a kijelentéssel, hogy az új munkatársak kiválasztása és felvétele rendkívül időigényes, költséges és kockázatos feladat.
A Maconomy vállalatirányítási rendszer munkaügyi modulja magában foglal egy felvételi komponenst, amelyik a folyamat egyes lépéseit könnyen nyomon követhetővé és felügyelhetővé teszi. Ez a HR funkcionalitás biztosítja, hogy a nyitott pozícióra vonatkozó információk (elvárások, képességek, munkaköri leírás, fizetési adatok, stb.) és a jelentkezők adatai az ERP rendszerben rögzíthetők legyenek.
Az adott munkakörbe jelentkező álláskeresők rögzítése után meghatározható, hogy mi legyen a folyamat következő lépése az adott személy esetében. A toborzási és felvételi folyamat egyes lépései az adott szervezet igényeinek megfelelően alakítható ki.
Munkaügyi felvételi folyamat: Jelentkezőből munkatárs
A Maconomy ERP rendszer HR moduljában rögzített jelentkezőkből egy gombnyomással munkatársakat hozhatunk létre. Mivel a toborzás és a felvétel folyamata teljes mértékben integrált, a korábban rögzített adatokat a Maconomy ERP rendszer HR modul átmásolja a létrehozott munkatárs adatai közé. Ettől a pillanattól kezdve az új kolléga a már megjelenik az összes érintett munkatárs számára, azaz az egyes végrehajtandó feladatokhoz is hozzárendelhetők.
A felvételi folyamat költséges, de vajon mennyire? A Maconomy ERP rendszer HR modul felvételi funkcionalitásával a költségek pontosan kimutathatók, a feladat végrehajtására fordított munkaórák és egyéb költségek rögzítésével és riportozásával: HR munkatársak munkaideje, hirdetések költsége, külső alvállalkozók munkadíja, stb.
Azáltal, hogy a munkaerő igényekhez online hozzáférést biztosítunk, illetve a jelentkezők összes adatát megosztjuk az érintett munkatársakkal, a Maconomy vállalatirányítási rendszer munkaügyi modul felvételi folyamatai rendkívül hatékonnyá teszik az egyébként nehezen áttekinthető, kommunikációigényes és hosszadalmas tevékenységet.
Képzések és tréningek menedzsmentje a Maconomy ERP HR modul segítségével
A szolgáltató és projektalapú szervezetek számára folyamatos kihívást jelent a rendelkezésre álló emberi erőforrások képzettségének, tudásának és képességeinek összeegyeztetése az ügyfelek változó igényeivel.
A feladat az új munkatársak felvételével és a meglevők képzésével oldható meg. A képzés két szempontból is kiemelt fontosságú. Egyrészt a meglevő munkatársak képzése jellemzően olcsóbb és hatékonyabb megoldás, mint az újak felvétele, másrészt a frissen belépett alkalmazottak is a legtöbb esetben oktatásra, orientációra szorulnak.
A Maconomy ERP rendszer HR modulja tartalmaz egy képzési komponenst, amelynek segítségével könnyen és hatékonyan lehet a képzésekkel kapcsolatos folyamatok minden aspektusát menedzselni.
A Maconomy ERP rendszer emberi erőforrás gazdálkodás modulja lehetővé teszi, hogy új képzéseket, tanfolyamokat, oktatásokat hozzunk létre a rendszerben, és ezekről az összes szükséges információt rögzítsük. A kialakított képzésekre szóló meghívókat az összes érintett munkatársnak elküldhetjük egy gombnyomással. Akik elfogadják a meghívást, szintén a Maconomy ERP rendszeren belül tudnak jelentkezni az adott oktatásra. A képzés lezárásával az egyes résztvevők rögzíthetik az eredményeiket és a képzést igazoló dokumentumaikat.
Mivel a Maconomy vállalatirányítási rendszer teljes körűen integrált megoldás, így a megszerzett képességek, képzettségek, jogosultságok egyszerűen transzferálhatók az adott munkatárak kompetenciái közé.
Mivel az érintett munkatársak online hozzáférnek az aktuális képzések, a résztvevők és a megszerzett képességek legfrissebb adataihoz, a Maconomy ERP rendszer HR modul tréning menedzsment funkcionalitása hatékony eszköz a HR munkatársak kezében.
A Maconomy ERP rendszer HR modul által nyújtott előnyök
- A munkatársak leterheltségének egyenletesebb elosztása: A problémák már az egyes munkatársak szintjén felismerhetők és kezelhetők, a munkaerőállományra vonatkozó döntések időben meghozhatók, lehetővé téve a proaktív menedzsmentet.
- A fő teljesítménymutatók konzisztens mérése: Az összes érintett munkatárs a pénzügytől az ügyfelekkel foglalkozó kollégákig valós idejű és pontos adatokat kap a munkaügyi osztálytól, így megfelelő döntéseket tudnak hozni.
- Javasolt ellenőrzési eljárások tartoznak minden egyes HR adathoz: Így meggyőződhetünk arról, hogy helyes információk alapján hozunk döntéseket.
- HR folyamatok, irányítás és eljárások: Segítségükkel a jól teljesítő munkatársak támogatása, és a nem megfelelően teljesítő alkalmazottaktól való megválás költséghatékonyan végezhető.
- Munkatársak elégedettségének növelése: Mivel az egyes kollégák képzettsége és képességei folyamatosan frissülnek és minden munka, vagy projekt tervezésben érintett vezető számára elérhetőek, így biztosítható, hogy mindig olyan tevékenységeket végezzenek, amely megfelelő (komfortos, vagy kihívásos) számukra.
- Az emberi-erőforrás igények áttekintése: A szükséges erőforrás-mennyiségre, illetve az ahhoz tartozó képességekre, kompetenciákra és képzettségekre vonatkozó elvárások előrejelzése alapján a munkaerő-állomány képzésének tervezése és menedzselése hatékonyan végezhető.
- Valós és objektív teljesítmény-értékelés: A Maconomy ERP rendszer integráltsága miatt az egyes munkatársak, csapatok, üzletágak és osztályok valódi és tényeken alapuló értékelése lehetségessé válik, a feladatok végrehajtásának (time-sheet, munkaidő-kimutatás), a munkaerő-költségek és az általános költségek felosztása révén.