Az iparágspecifikus, projekt alapú ERP rendszer előnyei
A szolgáltató és a projektalapú cégek működése eltér a termelő, gyártó és kereskedő vállalkozásoktól
A professzionális szolgáltató cégek és projekt alapon működő vállalkozások sajátosságai
Egy professzionális szolgáltató cég tevékenysége, folyamatai és riportigényei is különböznek a többi iparágtól, ezért a vállalatirányítási rendszereikkel szemben támasztott igényeik is eltérőek.
A szolgáltató és projektalapú cégek számára nem felelnek meg a gyártó és kereskedő vállalatok részére kifejlesztett ERP rendszerek, számukra kiemelten fontos egy szolgáltatáscentrikus és projektalapú ERP rendszer kiválasztása.
Ha számukra olyan vállalatirányítási rendszert vezetünk be, amelyik nem a szolgáltató cégek alapfogalmaira és működésére épül, akkor számos módosításra, egyedi fejlesztésre, utólagos félmegoldásra és kompromisszumra kell felkészülniük. Ez egyrészt megnöveli a költségeket, másrészt nem fog megfelelő megoldást nyújtani.
Válasszon olyan iparágspecifikus szolgáltatásközpontú és projektalapú ERP rendszert szolgáltató vagy projektalapú vállalkozása számára, amelyik tökéletesen illeszkedik a cég működéséhez, folyamataihoz és igényeihez!
Mit érdemes figyelembe venni a szolgáltató és a projektalapú cégeknek az ERP rendszer kiválasztásakor?
Melyek azok a főbb tulajdonságok, amelyek a szolgáltató és projektalapú cégek igényeinek tökéletesen megfelelő vállalatirányítási rendszereket jellemzik?
1. Moduláris vagy integrált ERP rendszert válasszunk?
A moduláris ERP rendszerekben az adatok tárolása elkülönülten történik. Emiatt ugyanazokat az adatokat többször kell majd rögzíteni a különböző modulokban, vagy rendszeres adat-áttöltésekre lesz szükség. Viszont a többszörös rögzítések miatt sok esetben ugyanarról a tényről az egyes modulokban eltérő adatok fognak szerepelni. Az eltérések azonosítása, ellenőrzése, illetve a helyes verzió kiválasztása és visszavezetése minden érintett modulba jelentős mennyiségű és folyamatos munkát generál. Emiatt a döntéshozatal is nehézkes, az egyeztetések sok időt és energiát igényelnek, a bizonytalanság állandó.
Egy integrált ERP rendszerben az adatok tárolása egy adatbázisban történik, egy példányban. Emiatt csak egyszer kell rögzíteni az adatokat a vállalatirányítási rendszerben, nincs szükség adat-áttöltésekre sem. Ennek eredménye az lesz, hogy ugyanarról a tényről egyféle verzió létezik az ERP megoldásban, minden érintett felületen. Amennyiben frissíteni kell egy adatot, elég egy helyen rögzíteni az információt. A döntéshozatal a megbízható és valós idejű adatok miatt felgyorsul, kevesebb egyeztetésre van szükség és javul a nyereségesség.
2. Valós nyereségadatok kimutathatósága
A moduláris felépítésű, gyártó vagy kereskedelmi cégekre szabott ERP rendszerekkel alapesetben nem lehet szolgáltatásonként vagy projektenként nyereséget kimutatni. A több modulból származó adatok miatt még a kiegészítésképpen bevezetett drága és bonyolult üzleti intelligencia megoldásokkal is ellentmondásos nyereségkimutatásokat lehet csak előállítani.
Ha a nyereséget projektenként vagy szolgáltatásonként szeretnénk kimutatni, egy iparágspecifikus ERP rendszer jelenti a megoldást. Így a tevékenységeink pénzügyi értékelése valós adatokon alapul. A költségek és bevételek pontosan megállapíthatók és kiszámlázhatók az egyes tevékenységekhez és projektekhez kötődően. Találgatások helyett tényeken alapuló nyereségkimutatásokat fogunk kapni.
3. Gyártás vagy szolgáltatás és projekt alapú ERP?
A gyártó cégek ERP megoldásaiban a költségeket jellemzően termékekhez és szervezeti egységekhez lehet kötni. Így a költségeket az egyes szolgáltatások vagy projektek szintjén nem, vagy csak pontatlanul lehet kimutatni, ami a működést lelassítja és a döntéshozatalt megnehezíti.
A szolgáltató cégeknek kialakított vállalatirányítási rendszerekben szinte minden tranzakció tevékenységekhez, szolgáltatásokhoz és projektekhez köthető. A ráfordítások és bevételek rögzítése alapvető változást jelent, könnyen megtudhatjuk, hogy melyik projektünk, tevékenységünk, szolgáltatásunk nyereséges, melyik munkatársunk hatékony. A jelentősen javuló átláthatóság megalapozott döntéseket tesz lehetővé.
4. Semmitmondó vagy tartalmas riportok?
A szolgáltató cégek számára a legtöbb ERP rendszer beépített riportjai túl általánosak, emiatt nagy mennyiségű, de nem releváns adathalmazt kapunk. Az egyes szerepkörökhöz kötődő kimutatások, riportok kialakítása később jelentősen megnöveli a bevezetési és fenntartási költségeket.
A szolgáltató és projektalapú cégek számára kialakított vállalatirányítási rendszerek célzott, tartalmas jelentéseket kínálnak. Egy iparágspecifikus ERP rendszer, szerepkör alapú, dinamikus riportokkal jelentős módosítás nélkül biztosíthatja a szükséges információkat.
5. Számlázás és cash flow az ERP rendszerben
A termelő vagy kereskedő cégek igényeire kialakított ERP rendszerek jellemzően egy számlasablont tartalmaznak. Ez a szolgáltató és projektalapú cégek számára rugalmatlan és nem megfelelő megoldást jelent. A számlasablon a gyártáshoz és disztribúcióhoz kötődő adatokat tartalmazza, de az ügyfél, szolgáltatás és projekt specifikus információkat már nem. Ezért az ügyfélreklamációk számra magas lesz és a cash flow le fog lassulni, illetve nehezen tervezhető lesz.
A szolgáltató cégek tevékenységenként, ügyfelenként és projektenként egyedi számlatípust igényelnek, számukra a rugalmas számlázás kiemelt fontosságú. A flexibilis számlaformátum mellett célszerű annyi testre szabható számlasablont kialakítani, amennyire szükségünk van. Így gyorsabban és kevesebb ügyfélreklamáció mellett történik a számlázás, ezáltal felgyorsul a cashflow is.
6. Feladatlebontási struktúra projekt alapú ERP rendszerben
A termelő és kereskedő cégeknek kialakított ERP rendszerek jellemzően nem rendelkeznek feladatlebontási struktúrával (WBS: work breakdown structure). Emiatt a szolgáltató és projektalapú cégek nem tudják tevékenységeiket az ERP rendszerükben az elvárásaiknak megfelelően alábontani. Így a működés irányítása és a végzett tevékenységek nincsenek összhangban.
A szolgáltató és projektalapú szervezetek igényeinek megfelelő iparágspecifikus ERP rendszer lehetővé teszi az általuk végzett tevékenységek, szolgáltatások alábontását. Így a feladatok irányítás és a végzett tevékenységek összhangban vannak.
7. Erőforrás-menedzsment egy projekt alapú ERP rendszerben
Leltár és alkatrészek: a gyártásra tervezett ERP rendszerek az átlagos cégek leltárkészletének nyomon követésére és értékesítésére fókuszálnak. A szolgáltató és projektalapú cégeknél a tevékenységek és a munkatársak a lényegesek. A nem iparági vállalatirányítási rendszerekben a munkatársak idejének optimalizálása csak utólagos félmegoldásokkal vagy külső alkalmazásokkal oldható meg. Emiatt a kihasználtság számottevően alacsonyabb és így kevesebb bevételt tudunk elérni.
Munkatársak: egy szolgáltatás alapú ERP rendszer a legértékesebb erőforrásokra, a munkatársakra fókuszál, hiszen tőlük függ bármely tevékenység sikere és nyereségessége. A munkatárs, tevékenység, vagy projekt alapú folyamatok összekapcsolásával a rendelkezésre álló erőforrások kihasználtsága megnő, az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások idő és költségkereteken belül maradnak. Ezáltal a bevételeket maximalizálni lehet.
8. Bevételek meghatározása
A szolgáltatás és projektalapú bevételek kimutatása a hagyományos, gyártó és kereskedelmi jellegű ERP rendszerekben nehézkes, időigényes és pontatlan. Mivel a szolgáltatócégek bevételei a szolgáltatásaikhoz, projektjeikhez kötődik, ezért a pontos meghatározásukhoz szükség van ilyen jellegű felosztásokra.
A szolgáltatás alapú számlázás lehetővé teszi a bevételek pontos és megfelelő részletezettségű meghatározását. Minden egyes szolgáltatáshoz, projekthez egyértelműen hozzáköthetők a vonatkozó bevételek. A gyors és pontos hozzárendelések miatt a cash flow is felgyorsul.
9. Tömeges vagy egyedi gyártás?
A hagyományos, termelési ERP rendszerek a nagyszámú, egyforma termékek gyártását elsősorban. Ha minden termék alapvetően egyforma, ez a megoldás megfelelő lehet. Egyedi igények kielégítéséhez olyan ERP rendszerre van szükségünk, amely képes a változó termékek eltéréseinekk fizikai és pénzügyi kezelésére is. Ennek hiánya jelentősen megnöveli a költségeket.
Egy szolgáltató jellegű iparági ERP rendszer az egyedi gyártás fizikai és pénzügyi sajátosságait is megfelelően tudja kezelni. Ha az anyagok és munkaerő-költségek projektenként kerülnek elszámolásra, a cég képes lesz a tervek valós idejű nyomonkövetésére és módosítására, ami hatalmas előnyt jelent. Így a gyártás proaktív és költség-kontrollált lesz.
