ERP ár: mennyibe kerül egy rendszer?
Vállalatirányítási rendszer árak és megtérülés
Hogyan lehet összehasonlítani a különböző vállalatirányítási rendszerek árait?
Egy vállalatirányítási rendszer kiválasztásánál fontos tényező az egyes megoldások ára is.
Azonban nem egyszerű összevetni a megfelelő szoftvereket, mert a különböző vállalatirányítási rendszer árak, az ajánlatok tartalma és szemlélete legtöbbször nagyon eltérő.
Az ERP rendszerek ára számos tényezőtől függ, érdemes átgondolni az alábbi kérdéseket:
- Mit értünk pontosan az ERP ár kifejezés alatt?
- Milyen költségelemekre kell számítanunk egy ERP rendszer bevezetése és használata során?
- Mi a tulajdonlás teljes költsége (TCO) egy vállalatirányítási rendszer esetén?
- Mekkora költségek fognak felmerülni az ERP rendszer bevezetése és használata során?
- Milyen időszakra érdemes számítani a felmerülő költségeket?
- Hogyan tudjuk számszerűsíteni a vállalatirányítási rendszer, mint beruházás eredményeit?
Vállalatirányítási rendszer árak: a teljes költséget leginkább befolyásoló tényező
Közép és hosszú távon az ERP rendszer ára, illetve a szűken értelmezett bekerülési ár mellett legalább annyira fontos, hogy a szervezet működési modelljének és valódi igényeinek megfelelő vállalatirányítási rendszert válasszunk.
Nem iparágspecifikus ERP rendszer esetén a bevezetés során, illetve azt követően a folyamatokat és riportokat érintő nagyszámú testreszabás és módosítás is jelentős költséget generál. Az igazán nagy és előre nem látható terhet azonban a komoly mértékben módosított és szükségmegoldásokkal terhelt ERP rendszer karbantartása jelenti majd, hiszen a verziófrissítéseknél folyamatos erőfeszítést igényel az összes változtatás lekövetése.
Egy eltérő logikájú, más típusú vállalkozások elvárásaira tervezett vállalatirányítási rendszer használata is nehézkes, frusztrációt és ellenállást eredményez a felhasználók körében, amelynek következménye egy újabb rendszerbevezetés lehet.
Egyedi vagy dobozos ERP rendszer?
Egyedi vállalatirányítási megoldás
A vállalatirányítási rendszerek piacán a két végletet a teljesen egyedi fejlesztésű ERP rendszerek és az egyáltalán nem testre szabható dobozos termékek jelentik.
A teljesen egyedi ERP rendszer fejlesztése belső vagy külső erőforrások bevonásával csak igen kivételes esetben lehet indokolt. Legtöbbször jelentősen alulbecslik az egyedi ERP rendszer kialakításával és fenntartásával járó feladatokat.
Az egyedi ERP rendszer használatának számos hátránya van:
- nem állnak rendelkezésre az ERP rendszerbe beépített legjobb gyakorlatok,
- a fejlesztők sok esetben nem rendelkeznek vállalatirányítási és iparági ismeretekkel,
- az egyedi ERP rendszer fejlesztése és bevezetése időigényes,
- az egyedi ERP rendszer ára nem tervezhető előre,
- a változáskövetés költsége magas,
- öncélú feladatok kialakulásának veszélye (munkagenerálás),
- biztonsági kockázatok,
- a fejlesztőt nehezen, vagy egyáltalán nem lehet helyettesíteni.
Nem változtatható, „dobozos” ERP rendszer
A nem változtatható, „dobozos” ERP rendszerek abban az esetben jelenthetnek megfelelő megoldást, ha a vállalkozás működése nagyon egyszerű. Az ilyen ügyviteli rendszerek esetén az ERP ár jellemzően pontosan meghatározható.
Azonban a legtöbb vállalkozásnak a vállalatirányítási rendszer testreszabási lehetőségének hiánya miatt a folyamatait is nagymértékben át kell alakítania, illetve a későbbi fejlődés, növekedés esetén jelentős korlátot jelent a megoldás.
Az arany középút: iparágspecifikus de testreszabható ERP rendszer
Az arany középutat azok a vállalatirányítási rendszerek jelentik, amelyek egy adott iparágban elegendő számú ügyféllel rendelkeznek, létezik iparágspecifikus alapverziójuk, de testreszabhatók az egyedi igényeknek megfelelően.
Ezek az ERP rendszerek tartalmaznak iparági legjobb gyakorlatokat, a méretgazdaságosságból fakadó előnyök miatt olcsóbbak, mint az egyedi fejlesztések, a szállító munkatársai rendelkeznek iparági szakértelemmel, leellenőrizhető referenciáik vannak az adott szegmensben, illetve hosszú távú működésük garantált.
Vállalatirányítási rendszer árak: licenc alapfogalmak
Többféle szoftver licenc árazási megoldás is létezik az ERP rendszerek vonatkozásában, például:
- nevesített felhasználó alapú licencek,
- konkurens felhasználó alapú licencek,
- egy vagy többféle licenctípus a felhasználó szerepköre alapján (pl. adatrögzítő, riportkészítő, stb.),
- csomaglicencek,
- sávos licencek.
Érdemes tisztázni, hogy az adott vállalkozás számára mennyi ERP szoftver licencre lesz szükség, van-e lehetőség egy licenccel több munkatársat is kiszolgálni, hogyan lehet csökkenteni vagy éppen növelni a későbbiekben a licencek számát.
Természetesen minél bonyolultabb egy szállító ERP rendszerének licenc és árazási szerződése, annál nehezebb dolgunk van a kapott ajánlat kiértékelésével, összevetésével és a későbbiekben a vitás helyzetek elkerülésével.
ERP ár: költségelemek
Szinte minden vállalatirányítási rendszer szállítója eltérő szoftver licenc árazási modellt és fogalmakat használ, azonban általánosságban az alábbi költségelemek merülnek fel egy ERP rendszer használata során:
ERP szoftver licenc díj
A vállalatirányítási rendszerek licencét jellemzőn vásárlás vagy bérlés útján lehet beszerezni. Az ERP licenc költségek kiszámítása jellemzően az alaprendszer és az egyes modulok használata alapján történik.
Az ERP rendszer licencdíjain kívül számolni kell a többi komponens (szerver operációs rendszer, adatbázis kezelő, stb.) licenc költségeivel is. Egyedi fejlesztésű rendszereknél az ERP licenc költség helyett vagy mellett a fejlesztési költség is megjelenik.
ERP rendszer szoftverkövetési díja
A vállalatirányítási rendszer használata során a szoftver frissítése, karbantartása és a különböző változások követése (belső igények, jogszabályi környezet, stb.) ismétlődő költségeket jelent. Egyedi fejlesztésű ERP rendszereknél a karbantartási költség igen magas lehet. A bérlési konstrukciók esetében a szoftver követési díj a bérleti díjba általában beletartozik.
Bevezetési költség
A vállalatirányítási rendszerek egyik jelentős költségeleme a rendszerbevezetés munkadíja, ami a megoldás telepítését, adaptációját és testreszabását jelenti.
Minél kevésbé iparágspecifikus megoldásról van szó, annál több módosítást és testreszabást kell végrehajtani az ERP rendszer alapverzióján a bevezetés során, amiket a későbbiekben folyamatosan karban is kell majd tartani. Ez jelentősen megdrágítja a rendszer bevezetését és fenntartását.
Fontos a kiválasztásra kerülő vállalatirányítási rendszer szállítójával pontosan és részletesen tisztázni, hogy mire terjed ki a bevezetési költség. Tartalmazza-e az oktatás, a riportok kialakításának, a meglevő adatok migrációjának, a tesztelésnek és a testreszabásoknak a költségét?
Egyéb szolgáltatói költségek
Érdemes az ERP rendszer kiválasztásakor alaposan tanulmányozni a szerződéseket, mert számos szállító meglehetősen komplex árazási struktúrákat alkalmaz, amelyek a későbbiekben extra költségeket jelentenek.
Számos tanácsadó cég foglalkozik a legismertebb ERP szállítók licenc díjainak auditálásával, az indokolatlan költségek csökkentése érdekében.
Interfészek költségei
Az ERP rendszerhez kapcsolódó belső és külső rendszerek interfészeinek kiépítése jelentős költség lehet. Érdemes alaposan feltérképezni a kiválasztási szakaszban az érintett alkalmazásokat és minkét oldalról bekérni árajánlatokat.
Hardverköltségek
A vállalatirányítási rendszerek használatához saját vagy külső hardver környezetet kell fenntartani. Egyes esetekben a kliensek (felhasználók számítógépei) bővítése, cseréje is szükséges lehet.
A vállalatirányítási rendszerek üzemeltetésének költsége
Az ERP rendszerek üzemeltetése történhet belső erőforrások segítségével, vagy külső szolgáltatók (felhő alapú szolgáltatás) bevonásával. Egy jól paraméterezett, megfelelően telepített és az előírásoknak megfelelő teljesítményű hardverkörnyezetben működő vállalatirányítási rendszer üzemeltetése általában nem jelent túl nagy kihívást.
A frissítések és hibajavítások telepítését az ERP rendszer szállítója végzi a legtöbb esetben, érdemes ezek várható költségét is felmérni.
ERP rendszerek támogatása, szupport
Az IT feladatot jelentő üzemeltetésen kívül az ERP rendszerek támogatásának is költsége van a legtöbb esetben. Ez magában foglalja a kérdések megválaszolását, a rendszerrel kapcsolatos tanácsadást és egyéb támogatási tevékenységeket.
A költsége lehet például fix havidíjas vagy óradíj alapú. Tisztázandó, hogy a hibajavítás költségét tartalmazza-e a szoftver karbantartási költsége, vagy ezért is külön kell fizetnünk.
Egyedi igények, fejlesztések
A vállalatirányítási rendszer használata során a legtöbb vállalkozásnál előbb-utóbb felmerülnek egyedi, speciális igények. Ezek megvalósítása természetesen extra költségekkel jár. Célszerű szerződéskötés előtt tisztázni ezek várható mértékét, példák, vagy fejlesztői óradíjak formájában.
Az ERP rendszerek használatának járulékos költségei
Az ERP rendszerek használatának egyéb járulékos költségei is lehetnek. Ezek közé tartozhatnak a belső ráfordítások (például a saját munkatársak részvétele az ERP bevezetési projektben, a kollégák oktatása), illetve a külső költségek (például a vállalatirányítási rendszer frissítésekor a kapcsolódó alkalmazások esetleges módosítása).
ERP ár: tulajdonlás teljes költsége (TCO) és megtérülés számítások (ROI)
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése akkor tekinthető racionális üzleti döntésnek, ha annak megtérülése pár éven belül nagy valószínűséggel megtörténik.
Az egyes ERP rendszerek árazásának valódi összevetését a tulajdonlás teljes költségének egy kiválasztott időszakra (pl.: 4 év) történő kiszámításával és a megtérülés számítások elvégzésével lehet meghozni.