Hogyan válasszunk ERP rendszert?
A vállalatirányítási rendszer kiválasztásának lehetséges folyamata
Tartalomjegyzék
A folyamat áttekintése 10 lépésben
1. ERP rendszer kiválasztása – Bevezetés
Több esetben is felmerülhet a kérdés, hogy hogyan válasszuk ki a legjobb vállalatirányítási rendszert. Például a cég első vállalatirányítási megoldásának bevezetése előtt, egy meglevő ERP rendszer lecserélése esetén, vagy éppen egy folyamatban levő kiválasztás nehézségeivel szembesülve.
A legtöbb esetben a Milyen ERP rendszert válasszak? kérdésre a gyakorlott szakértőknek sem egyszerű feladat válaszolni. Egy adott ügyfél sok esetben nem teljesen és pontosan ismert elvárásai, a folyamatosan változó szoftverek, verziók és azok árazása miatt összetett feladatról van szó.
Mivel egy rosszul kiválasztott vállalatirányítási rendszer évekig tartó problémákat okoz és jelentős anyagi és időbeni veszteséget jelent, fontos, hogy tényleg a legmegfelelőbb ERP rendszert találjuk meg.
Fontos, hogy egy átfogó és jól megtervezett ERP rendszer kiválasztási folyamat az adott szervezet által kitűzött általános üzleti célokkal összhangban van. Az egyértelmű üzleti célok hiányában a vállalatirányítási megoldás kiválasztása nem lesz megalapozott.
Mint minden vállalati szoftver, az ERP rendszer kiválasztása is sok időt igényel. Többek között azonosítani kell az elérhető megoldásokat, fel kell állítani egy kritériumrendszert, ez alapján ki kell értékelni a szoftvereket, az ígéreteseket részletesen meg kell ismerni, a szállítókat is minősíteni kell. A megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztása több hónapos feladat, ha megalapozott döntést szeretnénk hozni. Ez hosszú időnek tűnhet, de a bevezetett szoftvert évekig fogja használni a szervezet, tehát célszerű a kiválasztást komolyan venni.
Ezen az oldalon igyekszünk megválaszolni az ERP rendszer kiválasztása során felmerülő kérdésekre adható válaszokat, illetve bemutatni a legjobb gyakorlatokat.
Mit értünk ERP rendszer vagy vállalatirányítási rendszer alatt?
Az ERP rendszer alatt tulajdonképpen egy olyan szoftvert értünk, amely a vállalkozások, szervezetek működését támogatja. A vállalatirányítási rendszer és az ERP rendszer fogalmakat szinonimaként használjuk.
A vállalatirányítási rendszer egy szervezet adatfeldolgozását végző informatikai megoldás, amely a folyamatok egységes, integrált számítástechnikai kezelését megvalósítja.
A vállalatirányítási rendszer elnevezés annyiban pontatlan, hogy nem csak vállalatok, hanem minden típusú szervezet számára léteznek már “vállalat” irányítási rendszerek, így nem profitorientált és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek számára is számos megoldás létezik.
Az ERP rendszerben folyamatosan frissített és integrált képet kaphatunk a cég folyamatairól, amelyeket egy közös adatbázisban tárolódnak.
Részletesebb információk: https://vallalatiranyitasi-rendszer.hu/vallalatiranyitasi-rendszer-jelentese/
ERP rendszerek alapvető típusai
Számos ERP rendszer található a piacon, ezek eltérő iparágak és különböző méretű cégek számára kínálnak megoldásokat.
A megcélzott szervezeti méret tekintetében nagyon leegyszerűsítve vannak nagyvállalati megoldások (Tier 1), közepes méretű szervezeteknek szánt rendszerek (Tier 2), kisvállalati szoftverek (Tier 3) és belépő szintű ügyviteli programok (Tier 4).
Specializáció alapján megkülönböztetünk iparági megoldásokat és általános rendszereket. Vannak olyan vállalatirányítási rendszerek is, amelyek általános megoldást próbálnak nyújtani az iparág és a szervezet méretének tekintetében is, illetve kisebb vállalkozások számára egyszerűsített rendszert kínálnak.
Egy vállalatirányítási szoftver lehet felhő alapú és helyben telepített megoldás, illetve ezek kombinációja is ismert, az úgynevezett hibrid ERP rendszer.
Az ERP választás során tehát el kell döntenünk, hogy általános vagy iparágspecifikus megoldást választunk, illetve azt is, hogy egy egyszerűbb szoftvert vagy egy olyan megoldást vezetünk be, amely lehetőséget ad a növekedésre.
Vállalatirányítási rendszer kiválasztási folyamat főbb lépései
2. Célok meghatározása
Szükségünk van ERP rendszerre?
Vannak olyan vállalkozások, amelyek kis méretük és egyszerű folyamataik miatt könyvelő és számlázó programok segítségével is irányíthatók. A következő szint az Excel táblázatok és esetleg tovább célszoftverek vagy egyedi fejlesztések megjelenése szokott lenni. Ezt követi az egyszerűbb ügyviteli szoftverek használata, amelyek már megpróbálják a legfontosabb folyamatokat (számvitel, pénzügy, alaptevékenységek részterületei) egy rendszerben kezelni. A vállalatirányítási rendszerek már jóval több területét fedik le a vállalkozások működésének, és ezáltal jóval több adatot is tudnak szolgáltatni a döntéshozatalhoz.
Az egyes szintek közötti váltás szükségességét a cégvezetés általában fel szokta ismerni az alábbi problémák alapján:
- a különálló rendszerek (CRM, könyvelőprogram, számlázóprogram, stb.), a saját fejlesztésű célszoftverek és az Excel táblázatok miatt az adatokat többször kell rögzíteni.
- az elkülönült megoldások miatt nem érhető el valós idejű, megbízható és teljes működést áttekintő adatok
- a sokféle rendszer integrációja, karbantartása és fejlesztése költséges és jelentős munkát generál
- nem lehet tervezni, nyomon követni és kiértékelni a feladatokat
- az eredmények nem mutathatók ki pontosan cégszinten és lebontva sem
Az ERP rendszer bevezetés oka jellemzően az, hogy a cégvezetés szeretne valós és megbízható adatokhoz hozzájutni, annak érdekében, hogy megalapozott döntéseket tudjon hozni az eredményesség növelése érdekében.
Bizonyos esetekben a cég már használ egy ERP rendszert, azonban az már elavult és nem felel meg a technikai, jogszabályi, teljesítmény és funkcionális elvárásoknak. Amennyiben az adott vállalatirányítási rendszernek létezik friss verziója, az arra való átállás is megoldást jelenthet, azonban még ilyen esetekben is érdemes lehet megvizsgálni az aktuális kínálatot.
Vállalatirányítási rendszer kiválasztása – tervezés
Amennyiben eldöntöttük, hogy szükségünk van egy (új) vállalatirányítási rendszerre, a Hogyan válasszak ERP rendszert? kérdésre kell választ adnunk.
Az vállalatirányítási szoftver kiválasztási projekt első lépése a tervezési szakasz. Ennek részeként ki kell alakítani az ERP projektcsapatot és ki kell dolgozni egy tervet. Fontos, hogy készüljön egy üzleti esettanulmány (business case) és a szervezetet is össze kell hangolni a célokkal. Ha hatékonyan szeretnénk elvégezni a tervezést, célszerű egy kiterjedt ERP-implementációs tapasztalattal rendelkező belső vagy külső munkatársat is bevonni a feladatba.
Számtalan vállalatirányítási rendszer található a piacon, ezért kulcsfontosságú, hogy a csapat szállító-semleges legyen. A nagy megoldások nevét mindenki ismeri (SAP, Microsoft, Oracle, stb.) legalább hallomásból, de a kevésbé ismert rendszerek és a különféle szoftverek és szállítók erősségeivel és gyengeségeivel kapcsolatos ismeretek általában nem egyetlen embertől származnak, ezért ezeknek alaposan utána kell járni és össze kell gyűjteni az információkat.
A szervezeti összehangolása a célokkal
A szervezet összehangolásához elengedhetetlen, hogy a fogalmakat és az elképzeléseket tisztázzuk és rögzítsük.
A résztvevők közül nem mindenki lesz tisztában az ERP rendszerek alapvető fogalmaival és jellemzőivel. Ez természetes, hiszen a legtöbben jó esetben is egy-két vállalatirányítási rendszer bizonyos funkcióit használta korábban.
Egy olyan tájékoztató anyag is összeállítható, amely az ERP rendszerek legalapvetőbb fogalmait tisztázza a vállalatirányítási rendszer kiválasztása projektben részt vevő munkatársak számára. Ezen az oldalon számos alapvető információ megtalálható: https://vallalatiranyitasi-rendszer.hu/
Az üzleti esettanulmány (business case) elkészítése
Egy üzleti esettanulmány több célt is szolgál, segítheti a célok tisztázását és rávilágíthat az ERP rendszer bevezetés szükségességére. Az elkészült dokumentum létfontosságú a döntéshozókkal való kommunikáció során is.
Üzleti esettanulmány felépítésekor feltétlenül meg kell határozni, hogy az új technológia hogyan támogatja a szervezeti célok elérését. Az anyagnak a következő kérdésekre kell válaszolnia az új ERP rendszerre vonatkozóan:
- Megszünteti a szakterületek elkülönülését és integrálja a széttagolt vállalati rendszereket?
- Növelni fogja az ügyfélélményt?
- Javítja az alkalmazottak és az működés hatékonyságát?
- Valós idejű és megbízható adatokat fog biztosítani, lehetővé téve a jobb döntéshozatalt?
- Megkönnyíti a potenciális vagy a meglévő jogszabályi elvárásoknak való megfelelést?
- Támogatja a kitűzött hosszútávú szervezeti célok elérését és a nyereségesség növelését?
Sok szervezet azért vezet be vállalatirányítási rendszert, mert a versenytársaik is azt teszik. A konkurencia figyelés jó stratégia, de érdemes megérteni, hogy egy ERP szoftver milyen módon változtatja meg a cég működését és hogyan segíti a versenyképesség fenntartását. A menedzsment nagyobb valószínűséggel hajlandó implementálni egy ERP rendszert, ha megértik a befektetés előnyeit és megtérülését. A vállalatirányítási megoldás várható üzleti előnyeinek ismertetése a munkatársak támogatásnak elnyeréséhez is hozzájárul.
3. ERP rendszer kiválasztása – csapat kialakítása
A szervezet jóformán minden folyamatát lefedő ERP rendszer kiválasztása olyan csapatot igényel, amely a cég összes folyamatát alaposan, gyakorlati szinten ismeri.
Mivel a vezetők sok esetben elfoglaltak és nem feltétlenül ismerik a szervezeti egységük problémáit minden szinten, célszerű a gyakorlatot jól ismerő végrehajtó kollégák bevonása is. A menedzsment támogatást és a felső szintű igények közvetítését, míg az operatív munkatársak a szervezeti elfogadást tudják biztosítani.
Optimális esetben minden szervezeti egység, szolgáltatási terület, telephely legalább egy fővel képviselteti magát. A csapat egyik kijelölt tagja lesz felelős az ERP rendszer kiválasztási folyamatért, illetve meghatározza a szerepeket és felelősségi köröket.
A kiválasztásért felelős csapat támogatja projekt team munkáját a szoftverrel kapcsolatban megfogalmazott igények gyűjtése során és részt vesz az ERP rendszerek bemutatóin. Fontos, hogy megteremtsük az összhangot az egyes szervezeti egységek, területek igényei és a szervezet általános céljai és elvárásai között is.
Alapesetben a vállalatirányítási rendszer kiválasztásáért felelős csapat döntési jogkörrel rendelkezik. Biztosítani kell, hogy minden résztvevő szabadon és nyíltan elmondhassa a véleményét, még akkor is ha az kritikus vagy problémákat vet fel.
Az ERP bevezetési projekt erőforrás szükségletének biztosítását és át kell gondolni. A feladat a munkatársak számára többletteher, amit figyelembe kell venni. Sok esetben szükség lesz specifikus üzleti és technikai ismeretekkel rendelkező külső szakértőkre is a belső munkatársak mellett.
4. Az üzleti igények meghatározása
Az üzleti igények összegyűjtését alapvetően megbeszélések, workshopok során végezzük. Érdemes olyan útmutatót készíteni a műhelymunkához, amely támpontot ad a résztvevőknek a célok, az elvárások és a lehetséges témakörök terén is. Optimális esetben a megbeszélésekre a munkatársak előre felkészülnek, írásban meghatározzák az igényeiket és kérdéseiket, amelyeket fel fognak vetni.
Felkészülés
Amennyiben megfelelően felkészült csapattal dolgozunk sokkal egyszerűbb lesz meghatározni és dokumentálni az üzleti igényeket. Sokkal kisebb belső ráfordításokkal kell számolnunk, de a potenciális szállítókkal való kommunikációnk és jóval hatékonyabb lesz.
Fókuszterületek meghatározása az üzleti folyamatok feltérképezése során
Az üzleti igények összegyűjtését célzó megbeszélések során a “mit” kérdésére kell koncentrálni a “hogyan” helyett. A folyamat minden egyes lépését meg kell határozni, de a végrehajtás módját nem szükséges definiálni.
Az üzleti folyamatok feltérképezése (Business Process Mapping) során úgynevezett folyamat térképeket készítve hatékonyan tudjuk felmérni és dokumentálni a szervezet elvált működését. Az elkészült dokumentumok nemcsak az ERP rendszer bevezetése során, hanem a későbbiekben a szoftver verzió váltások és a folyamatok módosítása, optimalizálása esetén is jól használhatóak.
A folyamatfelmérés és a folyamattérkép elkészítése során a munkatársak jobban megértik a több szervezeti egységet érintő folyamatok lépéseit, azok célját és a felelősségi köröket. Ez segíti az egyes osztályok közötti együttműködést is.
Az üzleti igényeket fontosság szerint kategorizálni kell például az alábbi módon:
- Szükséges (must have): Az ilyen elvárások a munkavégzéshez elengedhetetlenek, vagy külső elvárások, kötelezettségek teljesítéséhez szükségesek.
- Fontos (should have): Olyan igények, amelyek felgyorsítják, optimalizálják a munkavégzést, ezért bár nem muszáj, de fontos őket teljesíteni.
- Kiegészítő (nice to have): Jellemzően kényelmi funkciók amelyek hatása nem jelentős.
- Nem teljesítendő (will not have): Olyan igények amelyek kielégítése egyelőre nem cél.
A priorizált üzleti igény listának az összes szervezeti egység elvárásait tartalmaznia kell.
Az ERP rendszer kiválasztása során érdemes kizárólag a szükséges kategóriába sorolt üzleti igényeket figyelembe venni.
Az igényfelmérések során számos alkalommal kell fontos döntéseket hozni, ezért a menedzsment részéről biztosítani kell a gyors reakciót a felmerült kérdések kapcsán. Tisztázni kell, hogy az egyes folyamatok, feladatok melyik szervezeti egység felelősségi körébe tartoznak.
5. Az IT stratégia meghatározása
A legtöbb esetben a meglevő informatikai infrastruktúrában vannak fejlesztendő vagy kritikus területek. Ezeken változtatni kell, hogy a szervezeti célokat támogatni tudja az IT. Az ERP kiválasztása és megvalósítása csak része ennek a stratégiának, de nagy része, és nem szabad figyelmen kívül hagyni.
Telepítési stratégia
A nagyobb vállalatok gyakran a helyben telepített ERP szoftvereket részesítik előnyben, de egyéb okai is lehetnek annak, hogy nem a felhős megoldást választja egy cég.
Számos egyéb tényező kell figyelembe venni, például:
- A rendelkezésre álló IT támogatás és informatikai szakértelem
- Földrajzi hely
- Kormányzati előírások, például SOX vagy PCI megfelelés
- DRP költségek
- A funkcionalitás összetettsége
A felhős megoldások egyelőre nem tudják a helyben telepített szoftverek funkcióját, teljesítményét és testre szabhatóságát kínálni, de a legtöbb szoftvercég jelentős energiákat fektet be a fejlesztésbe. Ennek ellenére a felhőalapú vagy SaaS ERP rendszer nagyon jó megoldás lehet, de ezt csak a konkrét szervezet és megoldás ismeretében lehet felmérni, szakértők bevonásával.
Néhány kérdés, amelyet fel kell tenni az összes szóba jöhető ERP szállítónak:
- Mi a termék fejlesztési terve (roadmap)?
- Van tapasztalata és szakértelme az adott iparágban?
- Milyen technológiát (felhő vagy helyben telepített) fejlesztenek?
- Folytatnak kutatást az új technológiák, például a mesterséges intelligencia, a gépi tanulás, az automatizált folyamatok terén?
- Milyen gyakran van szoftver verzió frissítés?
- Folyamatosan fejleszti az integrációs lehetőségeket?
A telepítési (felhős vagy helyben) lehetőségek mellett az integrációs stratégiát is át kell gondolni. Az egyik megközelítés, hogy egy ERP rendszert vezetünk be az összes szükséges funkcióval. Ez gyakran a legegyszerűbb, legkevesebb technikai erőforrást igénylő megoldás.
A Maconomy vállalatirányítási rendszer technológiai jellemzői
Összetettebb, nagyobb szervezetek esetén azonban egy vállalatirányítási rendszer önmagában nem képes az összes tevékenység lefedésére, tehát lehet, hogy több ERP megoldásra és esetleg meglevő vagy további célrendszerekre is szükség lesz.
Több vállalatirányítási rendszer bevezetése esetén azok integrálása nagyobb kihívást jelent az adatok kezelése, a folyamatok egységesítése terén is, azonban kevesebb testre szabást jelent általában.
Testreszabások kezelése
Testreszabás alatt azt értjük, amikor egy adott ERP rendszert nem paraméterezéssel, hanem egyedi fejlesztéssel, módosítással megváltoztatunk. Fontos, hogy az igények összegyűjtése és a bevezetés során a felmerülő testreszabási igényeket listázzuk és rangsoroljuk, illetve csak a legszükségesebbeket rendeljük meg a szállítótól.
Minél több testreszabás, egyedi fejlesztés kerül a vállalatirányítási szoftverbe, annál nehézkesebb a rendszer karbantartása és frissítése.
Érdemes szem előtt tartani, hogy nem a meglevő rendszereink működését kell leképezni, hanem az ERP megoldás logikáját javasolt követni a legtöbb esetben.
Az IT stratégia részeként a testreszabásokkal kapcsolatos szabályokat is ki kell alakítani.
6. Adatkezelési stratégia meghatározása
Egy vállalatirányítási rendszer akkor tud hasznosulni, ha naprakész, pontos és megbízható adatokat lehet belőle kinyerni. Ezért a rendelkezésre álló adatainkkal kapcsolatos teendőket meg kell tervezni.
A meglévő, több rendszerben megtalálható, eltérő szerkezetű, egymással esetleg átfedésben és ellentmondásban is lévő adatokat elő kell készíteni a majdan bevezetésre kerülő ERP rendszerbe történő migráláshoz.
Dokumentálni kell az adatköröket, azok forrását, az ellentmondások kezelést (melyik adatforrást tekintjük hitelesnek), az adattisztítással, deduplikációval kapcsolatos alapvetéseket és a későbbi adatmigráció folyamatát is.
A legtöbb ERP szállító a rendszerbe betöltendő adatokat meghatározott struktúrában várja, és jó esetben már a tesztkörnyezetbe ügyféltől származó adatokat használ.
Amennyiben ezek nem állnak rendelkezésre, vagy több alkalommal kell betölteni az jelentős csúszást és költséget okozhat a bevezetés során.
A szállító nem tudja az adatok minőségét, teljes körűségét, pontosságát megállapítani, tehát azokat az adatokat fogja betölteni a rendszerbe, amiket átadunk neki. Ez is jelentős problémákat okoz a későbbiekben, tehát el kell kerülni.
7. Folyamatok optimalizálása
A célok meghatározását, a stratégia kialakítását és az üzleti követelmények összegyűjtése után az üzleti folyamatok újratervezése (Business Process Reengineering, BPR) a következő lépés.
Elképzelhető, hogy az üzleti folyamatok feltérképezése során már azonosításra kerültek azok a pontok, amelyeket optimalizálni kell. Ezek mennyisége és mértéke attól függ, hogy az adott szervezet mennyire hatékonyan működik, mennyire átgondolt, dokumentált és a gyakorlatban is követett folyamatokkal dolgozik.
Elképzelhető hogy csak minimális változtatásokra van szükség, de az is lehet, hogy a szervezet folyamatait jelentős mértékben újra kell tervezni. Minden módosításnak a folyamatok hatékonyabbá tétele, az optimalizált működés, illetve az eredmény növelése a végcélja.
Az üzleti folyamatok újratervezése során érdemes kívülállóként tekinteni a megszokott folyamatokra, de a belső tapasztalatok és igények figyelembevételével. Erre lehetőséget ad egy külső szakértő bevonása és az iparági legjobb gyakorlatokkal való összevetés is.
A folyamatokat akkor lehet hatékonyan optimalizálni, ha pontosan ismerjük a célokat. A célok lehetnek belső (például az alvállalkozói számlák feldolgozására fordított munkaidő csökkentése) és külső (például az ügyfelek számára a bejelentett igényeik várható teljesítéséről és készültségéről nyújtott online információk biztosítása) szereplőket érintőek.
Az iparági legjobb gyakorlatok megismerése nem egyszerű, hiszen nem egyértelmű és dokumentált tudásról van szó. Legegyszerűbben hasonló cégek munkatársaival folytatott tapasztalatcsere révén, konferenciákon és egyéb fórumokon lehet képet kapni róluk, vagy olyan szakértőktől, akik iparágspecifikus ismeretekkel rendelkeznek. Jó esetben a kiválasztott ERP rendszer tanácsadói lesznek a legjobb gyakorlatok közvetítői. Kérdés, hogy az ő bevonásuk mikor történik.
A legtöbb esetben a szervezeti egységek és a külső szereplők közötti pontokra kell kiemelt figyelmet fordítani, ezek azok a kritikus területek, ahol a legtöbb javulást lehet elérni egy integrált vállalatirányítási rendszer segítségével.
Célszerű kettéválasztani a leendő ERP rendszeren kívül is megvalósítható és a rendszert érintő változtatásokat. A folyamat-újratervezés során, amikor még nem ismert a később bevezetésre kerülő megoldás, a vállalatirányítási rendszert és az ahhoz kialakítandó IT környezetet érintő változtatások nem lehetségesek, ezért a “hogyan” helyett a “mit” kérdésre kell összpontosítani.
A nem technológiai jellegű változtatások esetén is érdemes óvatosnak lenni, mert az ERP rendszer bevezetése eredményezhet olyan változásokat, amelyek azokra is visszahatnak.
A szükséges változtatások meghatározását követően a folyamatok optimalizálása következik. Listázni kell azokat a kritikus pontokat, amelyeket a majd bevezetésre kerülő ERP rendszernek hatékonyabban kell kezelnie. Ezek rögzítése, a jelenlegi és az elért állapot összemérése segít majd megbecsülni a vállalatirányítási rendszer által elért eredményeket.
8. ERP rendszerek azonosítása (Long-list)
A potenciális vállalatirányítási rendszer kiválasztása általában két fázisban történik, először egy úgynevezett Long-list (Hosszú lista), majd egy Shortlist (Rövid lista) készül. A hosszú lista kialakításának első lépése azoknak a kritériumoknak a meghatározása, amelyek alapján egy vállalatirányítási megoldásról eldönthető, hogy egyáltalán alkalmas lehet-e az adott szervezetnél a használatra.
A feltételrendszer általános és konkrét, illetve szubjektív és objektív elvárásokat is tartalmazhat. Az ERP szoftverek mellett azok szállítóit, a kapcsolódó szolgáltatásokat is figyelembe kell venni.
Iparági fókusz
Talán a legfontosabb kritérium a lehetséges ERP rendszerekkel szemben, hogy alkalmasak legyenek az adott iparág igényeinek lefedésére. Fontos, hogy olyan ERP szoftvert válasszunk, amelyik pontosan illeszkedik cégünk működéséhez. Egy iparágspecifikus megoldás esetén nem kell jelentős kompromisszumokat tenni a funkcionalitás és a riportok terén sem.
Az általános, minden vállalkozásnak kínált vállalatirányítási rendszerek valójában csak jelentős kompromisszumokkal és testreszabásokkal használhatók és fenntartásuk is magasabb költséget jelent.
Keressünk olyan ERP rendszert, amelyik pontosan a saját cégünk iparágának kínál megoldást! A projekt alapon működő szolgáltató cégek számára a Maconomy ERP rendszert érdemes megismerni.
Referenciák
Az ideális vállalatirányítási megoldás rendelkezik az adott céghez nagyban hasonlító referenciákkal. Ha egy adott rendszert több versenytársunk is megelégedéssel használ régóta, az jó jel. A későbbiekben tőlük akár további információkat is lehet kérni a szoftverről és a támogatási szolgáltatásokról.
ERP rendszer kiforrottsága
Mióta létezik a megoldás? Milyen gyakran frissítik a szoftvert? Mennyire korszerű a rendszer? Milyen fejlesztések vannak folyamatban?
Növekedési lehetőség
A kiválasztott ERP rendszernek hosszú távon ki kell tudnia szolgálni a cég igényeit. Olyan megoldásokat célszerű tehát felvenni a hosszú listára, amelyek nem csak a jelenlegi helyzetben, hanem közép-hosszú távon is alkalmasak a szervezet működésének támogatására. Az üzleti tervek figyelembevételével meg kell vizsgálni, hogy egy adott szoftver képes lehet-e a felhasználók számának vagy a tranzakciók mennyiségének növekedését, a külföldre lépést, vagy egy összetettebb működést támogatni a későbbiekben.
Költségek
A teljes költség számítás az ERP rendszerek esetében nem egyszerű. Ebben a fázisban elégséges, ha nagyságrendi becsléssel rendelkezünk és azokat a megoldásokat zárjuk ki, amelyek az adott szervezet számára nem vállalhatóak.
Kérdés, hogy a licencárak, a szállító munkadíjai és a további költségek mennyire változhatnak a jövőben, illetve hogyan alakulnak a költségek bővülés, újabb modulok vagy felhasználók beszerzése esetén.
Szállítók
Az ERP rendszer kiválasztása mellett a vállalatirányítási rendszer bevezetését, majd a későbbiekben a támogatását végző szállító meghatározása is fontos feladat.
Gyakran az ERP szoftver fejlesztő és a támogatást nyújtó cég nem azonos. Mindkét partnert fel kell mérni, a gyártót és a szolgáltatót is. Mióta van a piacon az adott cég? Milyen vélemények találhatók a megoldásról és a tanácsadó cégről az interneten?
A fenti kritériumok alapján a piacon elérhető és az adott cég számára alkalmasnak tűnő ERP rendszerek hosszú listáját kell összeállítani.
Keressünk iparági referenciákkal rendelkező ERP szállítót!
Az ERP bevezetés egyben a meglevő belső szervezeti folyamataink újragondolását is jelenti jó esetben. Ebben csak olyan ERP szállító lehet partnerünk, aki alaposan ismeri az adott cégtípust és iparágat.
Azok az ERP szállítók, amelyek „általános célú” vállalatirányítási rendszert vezetnek be, nem rendelkeznek alapos ismeretekkel az egyes iparágak alapvető üzleti folyamatairól. Ezért elsősorban az általános, de kevésbé kritikus tevékenységekre koncentrálnak, mint például a számlázás, a könyvelés és a munkaügy.
Olyan ERP szállítót kell keresnünk, aki rendelkezik sikeres és megtekinthető referenciákkal saját cégünk iparágából és a rendszert használó vállalkozások számunkra követendő példát jelentenek.
9. Lehetséges ERP rendszerek megismerése
A hosszú lista alapján fel kell venni a kapcsolatot a szállítókkal. Tájékoztatni kell őket arról, hogy a cégnél folyamatban van a vállalatirányítási rendszer kiválasztása, az alapvető követelményekről, elképzelésekről és célokról.
Érdemes számukra felvázolni a kialakított kiválasztási folyamatot és a különböző időpontokat, mérföldköveket. Csatolni lehet a rendelkezésre álló és kiadható anyagokat, az üzleti igények és a folyamatok felmérése, optimalizálása során készült dokumentumokat.
Az igények, elvárások és követelmények listájába a szállítót meg kell kérni arra, hogy jelölje be, hogy az adott igényt hogyan tudja teljesíteni. Alapfunkcióval, kiegészítő modullal, kisebb módosítással, vagy csak nagyobb fejlesztéssel, esetleg külső célrendszerrel.
Amennyiben igénybe vesszük külső ERP tanácsadó szolgáltatásait, az adminisztrációt és az információgyűjtést ő fogja végezni, ellenkező esetben házon belül kell megoldani a feladatot.
A hosszú listán szereplő cégek egy része esetleg már ebben a szakaszban kiszelektálható, mivel nem adnak időben választ, nem megfelelő minőségű anyagot küldenek, vagy esetleg nem tudnak megfelelni a megadott igényeknek.
Akikkel a megadott információk alapján szeretnénk és tudjuk folytatni az egyeztetést, azokkal ERP rendszer bemutatókat kell egyeztetni. A hatékony és személyre szabott demonstrációkhoz a kiküldött anyagban cég kialakítandó folyamatait lehet felvázolni, amelyeket a szállítók a saját rendszerükben tudnak végigvezetni.
A riportokra, jelentésekre kiemelt figyelmet kell fordítani, csakúgy mint a törvényi megfelelősségekre, például a számlázás terén. Az IT stratégia alapján az egyes szoftverek technológiai paramétereit is ellenőrizni kell.
A vállalatirányítási megoldások bemutatójára érdemes elég időt szánni, és kérdéseket is feltenni a szállítónak, illetve megbeszélni a szállító által tisztázni kívánt pontokat is.
A bemutatók után pontozni is lehet a megismert ERP megoldást, a technológiai és üzleti elvárások és igények alapján. Ekkor kialakítható egy úgynevezett shortlist is, amely a szűkített listája azoknak a vállalatirányítási rendszereknek, amelyek alkalmasak lehetnek a cég számára. Ez később az árajánlatok és a további bemutatók egyeztetések alapján tovább rövidülhet.
A bemutatók kiértékelését követően tájékoztató ajánlatot lehet kérni a szállítóktól, hiszen ezen a ponton már számukra is kialakult egy kép az előttük álló feladatról.
10. Egyeztetések és döntés-előkészítés
A tájékoztató ajánlatok beérkezése után további egyeztetések és bemutatók folytathatók az egyes szállítókkal. A kritikusabb folyamatokat részletesen meg kell vizsgálni újabb szállítói demonstrációk keretében, az érintett szervezeti egységek munkatársainak bevonásával.
A bemutatók és az egyeztetések alapján elképzelhető, hogy a korábban lefektetett igényeken módosítani kell. Elképzelhető, hogy egyes elvárásokat el kell engedni, de az is, hogy újabb igények kerülnek be a látottak alapján.
Az üzleti, funkcionális és technológiai kérdések tisztázása mellett a potenciális ERP szállítókkal a szerződéses feltételek egyeztetését is el lehet indítani.
Az egyeztetések és további ERP rendszer bemutatók alapján a megoldások szállítóitól pontosított ajánlatokat kell bekérni.
A rendelkezésre álló adatok rendszerezése és kiértékelése alapján már összeállítható a döntéshozók számára átadható előkészítő anyag a lehetséges vállalatirányítási megoldásokról, tehát az ERP rendszer kiválasztása projekt előkészítési szakasza jó esetben lezárható.