Munkaidő nyilvántartás a Maconomy vállalatirányítási rendszerben
Ismerje meg a Maconomy ERP rendszer projekt alapú munkaidő rögzítés és költség nyilvántartás (Timesheet) megoldását!
Maconomy ERP Timesheet: Integrált projekt munkaidő nyilvántartás
A professzionális szolgáltatócégek és projekt alapú cégek egy részénél alapvető igény az egyes projektekre, munkákra, szolgáltatásokra, ügyfelekre fordított munkaidő és költségek rögzítése, amelynek segítségével az egyes tevékenységek nyereségessége pontosan megállapítható.
Az alábbiakban részletesen bemutatjuk a Maconomy vállalatirányítási rendszer integrált projekt munkaidő nyilvántartás megoldását.
Munkaidő rögzítés és nyilvántartás
A projekt munkaidő nyilvántartás fontossága: Az idő pénz
A legtöbb szolgáltató és projektalapú cég számára a dolgozók munkaidő ráfordításának pontos és időben történő rögzítése alapvető fontosságú a tevékenységek és erőforrások menedzsmentje, a költségek csökkentése és a nyereségorientált attitűd kialakítása érdekében.
Ha a munkatársak képesek gyorsan és könnyen rögzíteni a tervezett és az ad-hoc feladatokra (telefonok és e-mailek megválaszolása, reklamációk kezelése, váratlan megbeszélések, stb.) fordított munkaidejüket, jelentős lépést tettünk az elszámolt, illetve ezáltal az ügyfelek felé kiszámlázható munkaórák növelése érdekében.
Az idő pénz, tartja a mondás és ez a szolgáltató és projektalapú cégek esetében sokszorosan igaz, hiszen működésük időalapú tevékenységeken alapul. Ezért a munkaidő ráfordítás mérése és elemzése a nyereségesség biztosításának és növelésének egyik leghatékonyabb eszköze.
A projekt munkaidő nyilvántartás révén kihasználhatjuk a folyamatok automatizálásával, egyszerűsítésével és optimalizálásával elérhető előnyöket is.
A tevékenységek irányítói, a munka és projektvezetők egyre inkább rá vannak kényszerítve arra, hogy nagyobb átláthatóságot és hatékonyabb belső kontrollt biztosítsanak. Sokan felismerték, hogy ehhez valós idejű üzleti információkra van szükségük, ezt azonban a megfelelő folyamatok és infrastruktúra nélkül nem lehet elérni.
Pontos adatok nélkül rendkívül nehéz kimutatni a tevékenységek, szolgáltatások és projektek nyereségességét, időben és pontosan számlázni az ügyfeleknek, maximalizálni a rendelkezésre álló munkaerő kihasználását, illetve pontosan előrejelezni a bevételeket, amelyek mindegyike kiemelt fontosságú feladat.
Mi a sikeres munkaidő rögzítés és nyilvántartás feltétele?
Ahhoz, hogy egy szolgáltató vagy projekt alapon működő cég sikeresen tudja rögzíteni a munkaidő ráfordítás adatokat, illetve felhasználni azokat a nyereségesség növeléséhez, az alábbi alapfeltételeket kell biztosítani:
- Vezetői elhatározás: A tulajdonosnak vagy a menedzsmentnek egyértelműen el kell köteleznie magát a munkaidő rögzítés mellett és ezt kommunikálnia kell az alkalmazottak számára. Tisztázni kell, hogy a fizetés feltétele az időben leadott, pontos, teljes körűen kitöltött és jóváhagyott timesheet.
- Megfelelő megoldás: A munkaidő rögzítés legyen a lehető legegyszerűbb, leggyorsabb és legkényelmesebb a munkatársak számára. Ehhez megfelelő eszközt kell biztosítani, amely magában foglalja a tevékenységeket tervezését és nyomon követését, illetve a munkatársak bér és járulék költségeit.
- Rendszeres rögzítés, ellenőrzés és jóváhagyás: Egyrészt meg kell határozni a munkaidő ráfordítás adatok rögzítésének gyakoriságát (például naponta vagy hetente), másrészt a tevékenységekért felelős vezetőknek a lejelentett adatokat ellenőrizniük kell, majd azokat el kell fogadniuk vagy el kell utasítaniuk.
- Munkaidő ráfordítás adatok elemzése: A rögzített munkaidő ráfordítás adatok értékes információkat (például kiszámlázható munkaidő aránya, munkatárs által termelt nyereség, tervezett és tény munkaidő ráfordítások, nyereség) tartalmaznak az egyes munkatársakról, a munkákról és projektekről, az egyes vezetőkről és projektvezetőkről, az egyes szolgáltatás és tevékenység típusokról, illetve az ügyfelekről, illetve bármilyen egyéb kívánt dimenzióról (részleg, telephely, ország, tevékenység-típus, stb.).
- Visszajelzések biztosítása: A munkatársak és vezetők számára folyamatos visszajelzéseket kell nyújtani a tervezett és tényleges munkaidő ráfordítás adatok összehasonlításáról, az egyéni és szervezeti egységre vonatkozó teljesítmény adatokról, a problémákról és elért sikerekről.
- Pozitív és negatív ösztönzés: Adott esetben szükség lehet olyan ösztönzők kialakítására, amelyekkel az időben, pontos és teljes körű munkaidő ráfordítás jelentéseket leadó kollégákat jutalmazni, a nem teljesítőket pedig szankcionálni lehet.
Projekt munkaidő nyilvántartás: Pontosan, teljes körűen, időben és integráltan a Maconomy ERP rendszerben
A legtöbb esetben nem egyszerű feladat rávenni a munkatársakat arra, hogy pontos adatokat szolgáltassanak arról, hogy milyen projekt feladatokkal, munkákkal, szolgáltatásokkal töltötték el munkaidejüket.
Ez hatványozottan igaz, ha a munkaidő rögzítés új elvárás a szervezetben. A legváltozatosabb okokat lehet felhozni a késve, pontatlanul és részben kitöltött munkaidő nyilvántartás (timesheet) indokaként.
A rossz minőségű munkaidő ráfordítás adatok egyik fő oka, hogy a munkatársak a munkaidő-jelentéseket a legutolsó pillanatban vagy késve nyújtják be, így a kapkodás miatt pontatlan információkat jelentenek.
A Maconomy ERP rendszer munkaidő rögzítés megoldása ezzel szemben azt támogatja, hogy közvetlenül a tevékenység elvégzése után vagy legalább a napi munkaidő végén rögzítsük az egyes tevékenységekre, feladatokra, projektekre, munkákra, ügyfelekre, szolgáltatásokra fordított munkaidőt.
Azonnali projekt munkaidő nyilvántartás esetén:
- jóval pontosabb adatokat kapunk a munkaidő ráfordításokról,
- hamarabb, szinte valós időben jutunk hozzá a munkaidő ráfordítás adatokhoz,
- több munkaidőt tudunk kiszámlázni az ügyfeleknek, mivel a későn történő munkaidő jelentés kitöltésekor az alkalmazottak hajlamosak arra, hogy az ügyfeleknek végzett, de időben nem lejelentett és elfelejtett munkaórákat belső, nem kiszámlázható tevékenységekre (például megbeszélések, képzések) rögzítsék,
- az esetleges pontosítások kevesebb egyeztetést igényelnek a feladatok vezetőivel,
- a pénzügyes munkatársak kevesebb energiát fordítanak az ügyfelekkel folytatott számla egyeztetésekre és reklamációkra (milyen elvégzett feladatokra vonatkozik az adott számla) és jóváíró számlák kiállítására.
A Maconomy ERP rendszer integrált projekt munkaidő nyilvántartás megoldásának főbb funkciói:
- az adott napra, hétre, hónapra vonatkozó tevékenységek jelennek meg a munkatársak munkaidő rögzítő felületén,
- az ismétlődő tevékenységek egyszerűen másolhatók,
- akár az egész korábbi időszak is egy gombnyomásra másolható,
- a gyakran használt tevékenységek elmenthetők,
- az egyes rögzített adatokhoz szöveges információk is rögzíthetők,
- azok a tevékenységek is beírhatók ideiglenes jelleggel, amelyeknél még nem ismert, vagy nincs létrehozva a munka vagy projekt.
Ismerje meg részletesen a Maconomy vállalatirányítási rendszer integrált munkaidő rögzítés modulját egy személyes bemutató keretében!
A munkatársak által lejelentett munkaidő jóváhagyása vagy elutasítása
A munkatársak által rögzített munkaórák jóváhagyására kétféle megoldás létezik a Maconomy ERP rendszerben: felettesi és projektvezetői jóváhagyás.
Jellemző, hogy a közvetlen felettes követi nyomon a ledolgozandó munkaórákat, a szabadságokat és betegségeket, a túlórákat, az általános tevékenységeket (képzések, megbeszélések, stb.) illetve hagyja jóvá a munkaidő jelentést (timesheet) heti szinten.
A konkrét feladatokon, munkákon, projekteken végzett tevékenységek egyes fázisaira jelentett munkaórák jóváhagyását pedig az érintett feladat felelőse, vezetője végzi.
Az adott szervezet igényei alapján kialakított munkaidő rögzítés jóváhagyási folyamat alapján (ami akár el is hagyható), a jogosult vezető értesítést kap arról, hogy az ő jóváhagyására váró munkaidő ráfordítás jelentések kerültek rögzítésre a Maconomy ERP rendszer integrált Timesheet moduljában.
A munkaidő rögzítés jóváhagyása történhet az összesített heti adatok alapján, de akár az egyes napi résztevékenységek szintjén is.
A felettes és a projekt vagy munka vezetője is jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a dolgozók által lejelentett munkaórákat.
Az elutasított munkaórákról az érintett munkatárs a Maconomy vállalatirányítási rendszerben és akár e-mailben is értesítést kap az esetleges megjegyzésekkel együtt.
Folyamatban levő munkák, projektek kiértékelése
A projektekre, munkákra, feladatokra rögzített munkaórák a Maconomy integrált vállalatirányítási rendszer minden érintett moduljában azonnal láthatóvá válnak.
Ezáltal a projektek, munkák, tevékenységek irányítása és nyomon követése is hatékonyabbá válik, a menedzserek a hozzájuk tartozó feladatokra jelentett munkaórákat online módon elérhetik.
A szinte valós időben látható munkaidő ráfordítás adatok alapján az érintett vezetők részleteiben elemezhetik a bevétel és nyereség adatokat, a teljes szervezetre, szervezeti egységre, ügyfélre, projektre, munkatársa és egyéb dimenziókra vonatkozóan.
Hátralevő feladatok időbecslése a munkaidő rögzítés alapján
A fentieken túl az adott tevékenységet végző munkatársak az addigi munkaidő ráfordítás adatokon túl lejelenthetik a befejezésig hátralevő munkaidőre vonatkozó becsléseiket is.
Ezáltal az esetleges túlfutások időben azonosíthatók és kezelhetők.
A lejelentett munkaidő azonnali kiszámlázása
A munkatársak a Maconomy ERP rendszer online elérhetősége miatt bárhol és bármikor lejelenthetik a teljesített óráikat, akár okostelefonon is.
A Maconomy vállalatirányítási rendszer munkaidő rögzítés (Timesheet) moduljában rögzített munkaórák az esetleges jóváhagyást követően azonnal kiszámlázhatók az ügyfélnek.
A Maconomy ERP rendszer automatizált munkaidő rögzítés, jóváhagyás, nyomon követés folyamatai garantálják, hogy többé nem fordul elő, hogy a ledolgozott munkaórák azért nem kerülnek kiszámlázásra, mert feledésbe merülnek vagy túl későn jelentik le a munkatársak.
Cash flow optimalizálás a munkaidő ráfordítás kiszámlázási folyamatának felgyorsításával
A Maconomy ERP rendszerben a munkaidő rögzítésétől a kiszámlázásig tartó folyamat automatizálása az egyik leghatékonyabb módja a lekötött működő tőke felszabadításának, aminek közvetlen és pozitív hatása van a cash flowra.
A Maconomy vállalatirányítási rendszer integrált munkaidő rögzítés megoldásában a menedzserek teljes összképet kaphatnak a cég pénzügyi helyzetéről.
A számlázási feladatok decentralizálása miatt a munkaerő költségek felmerülése és a kiszámlázás között eltelt idő drasztikusan lecsökkenthető.
Költségráfordítások rögzítése a szolgáltató és projekt alapon működő cégeknél
Költségek kifizetése és kezelése: A hagyományos modell
A szolgáltató és projektalapú vállalkozások életében gyakori, hogy a munkatársaknak a feladataik végrehajtása során különböző költségeket kell kifizetniük, például taxiszámlákat, éttermi és szállás költségeket, parkolási díjakat, rendezvényekhez kapcsolódó kisebb kiadásokat.
Alapesetben a munkatársak az általuk készpénzben kifizetett költségekről kapott számlákat összegyűjtik és bizonyos időszakonként leadják a pénzügyi osztálynak, ahol feldolgozzák azokat és az alkalmazottnak a munkabérrel együtt vagy készpénzben kifizetik.
A hagyományos, papírlapú költségelszámolási folyamat időigényes és sok egyeztetést igényel a számlák eredetét, az érintett munka vagy projekt azonosítását, a költségek jóváhagyását, a kifizetés várható idejét és az esetleges eltéréseket illetően.
A költségszámlák időszakokra vonatkozó, projektenként, alkalmazottanként, ügyfelenként, üzletáganként történő összesítése és elemzése szinte lehetetlen feladat.
Költségek kifizetése és kezelése: A Maconomy ERP rendszer megoldása (Expense Sheet)
A Maconomy integrált vállalatirányítási rendszerben a munkatársak a felmerülő költségeket közvetlenül azoknak a munkáknak, projekteknek a konkrét tevékenységeihez rögzítik, amelyekkel kapcsolatban azok felmerültek.
Természetesen a Maconomy ERP rendszer integrált költségkezelő moduljában az eltérő valutában kifizetett költségszámlák kezelése is megoldott.
A rögzített költségszámlákhoz megjegyzéseket is lehet fűzni, így a további folyamatban érintett munkatársak számára megkönnyíthető az adott tétel kezelése és lecsökkenthető az egyeztetésekre fordított idő. A munkatársak az adatokhoz csatolhatják a költségszámlák szkennelt verzióit is.
A költségszámlákhoz akár többszintű jóváhagyási folyamat is kialakítható, amely összeghatárokhoz is köthető. Az ügyfelek és a belső tevékenységek költségeinek jóváhagyása eltérő lehet, például az irodai beszerzéseket az irodavezetőnek is jóvá kell hagynia. A jóváhagyásra jogosult személy természetesen adott esetben el is utasíthatja a rögzített költség számlákat.
A rögzített és jóváhagyott költségszámlák a Deltek Maconomy ERP rendszerben a paraméterezésnek megfelelően könyvelésre is kerülnek.
A Maconomy költségkezelési megoldása segítségével a költségelszámolási folyamat jelentősen felgyorsul, az egyeztetésekre fordított idő lecsökken, illetve a költségszámlák időszakokra vonatkozó, projektenként, alkalmazottanként, ügyfelenként, üzletáganként történő összesítése és elemzése gyorsan és egyszerűen elvégezhető.
Töltse le a Maconomy ERP rendszer költség kezelés brosúráját!
Maconomy ERP rendszer – Integrált útnyilvántartás (Mileage Sheet)
A Maconomy ERP rendszerben lehetőség van a gépjárművekkel kapcsolatos költségeket is az egyes projektekhez rögzíteni.
A megtett út, a felhasznált üzemanyag, az üzemanyag költsége is megadható.
Az útnyilvántartáshoz akár többszintű jóváhagyási folyamat is kialakítható.
Munkaidő rögzítés, költségnyilvántartás és jóváhagyás okostelefon segítségével: Maconomy Touch
A szolgáltató és projektalapú szervezetek számára folyamatos kihívást jelent, hogy a munkatársak időben és pontosan rögzítsék az egyes ügyfél vagy belső munkákkal, projektekkel kapcsolatban felmerült munkaidő és költség ráfordításokat. A fokozódó mobilitás és a felgyorsult munkavégzés miatt a probléma bizonyos iparágakban egyre nagyobb kihívásokat okoz.
A Maconomy ERP rendszerben a munkaidő, költség és megtett út adatainak rögzítése és jóváhagyása gyakorlatilag bármikor és bárhonnan elvégezhető, számítógép használata nélkül is, egy okostelefon segítségével.
A Maconomy Touch nevű Andorid és iOS operációs rendszerekkel rendelkező telefonokra ingyenesen letölthető alkalmazás segítségével azonnal rögzíthetjük a ledolgozott munkaidőre, kifizetett költségekre és megtett útra vonatkozó adatokat.
Az azonnali adatrögzítés miatt az összes ledolgozott munkaórát ki tudjuk számlázni az ügyfeleknek, a lehető leghamarabb és a költségeket is mindig a megfelelő ügyfél-munka és projekt-tevékenység szintjén tudjuk rögzíteni, ami azonnali pozitív hatással van a nyereségre és a cash flowra.
A Maconomy Touch főbb funkciói és előnyei:
- A ledolgozott munkaidő, kifizetett költségek, megtett út adatainak rögzítése és jóváhagyása, bárhonnan és bármikor. A megoldás kényelmes, gyors és egyszerű és nem igényel egy okostelefonon kívül egyéb eszközt.
- Minden egyes rögzített adat tartalmazza az érintett munka/projekt, feladat, tevékenység összes információját.
- Az ismétlődő tevékenységeket egyszerűen tudjuk másolni.
- A jóváhagyásokat is el lehet végezni az okostelefonos alkalmazásban.
- A költségszámlákat az okostelefon segítségével lefényképezhetjük és csatolhatjuk.
- Az okostelefon segítségével nyomon követhetjük a feladatok elvégzése érdekében megtett utat az üzemanyag-költség elszámolásához.
- Az alkalmazás egyszerűen és ingyenesen telepíthető a Google Play Store, vagy az Apple App Store segítségével.