Maconomy ERP rendszer emberi erőforrás tervezés modul
Erőforrás és kapacitás tervezés a Maconomy vállalatirányítási rendszerben
Az emberi erőforrás tervezés szerepe és fontossága
A szolgáltató és projektalapú cégek számára a rendelkezésükre álló emberi erőforrások tervezésének fontossága a gyorsan változó üzleti környezet, a munkatársak képzettségével és képességeivel kapcsolatos elvárások folyamatos módosulása és az éles piaci verseny miatt egyre nyilvánvalóbb.
Ebben a helyzetben elengedhetetlen, hogy a vállalkozások folyamatosan megfeleljenek a módosuló piaci elvárásoknak. Mivel a szolgáltató és projektalapú szervezetek első számú nyereségforrását az alkalmazottak jelentik, az erőforrástervezés stratégiai és taktikai szempontból is kiemelt jelentőségű.
„A kapacitás tervezés jó időkben is fontos, azonban abszolút kritikus a kihívásokkal teli időszakokban.”
Jon Mostyn, Igazgató, Hill & Knowlton EMEA Worldwide Business Consulting
Kihívások az emberi erőforrások tervezése terén
A legtöbb szolgáltató és projektalapú cég az alábbi problémákkal küzd az erőforrástervezés kapcsán:
- A munkatársak elfoglaltnak tűnnek, de a kihasználtsági mutatók elfogadhatatlanul alacsonyak.
- Míg egyes munkatársak túlterheltek, addig mások keveset, vagy nem ügyfélprojekteken dolgoznak.
- A projektek alapadatai sejtéseken alapulnak, mert nem lehet összevetni a becsléseket, a tényadatokat és a rendelkezésre álló erőforrás kapacitást.
- Gyakoriak az ügyfeleknek nem kiszámlázható túlteljesítések, mert nem lehet összehasonlítani a szerződéses alaptervet és a pillanatnyi tényadatokat.
- A munkatársak kompetenciáinak kihasználása nem hatékony, mivel az egyes munkatársak változó képesítései és képességei nincsenek megfelelő, mindenki számára elérhető módon tárolva.
- A közép és hosszú távon tervezett projektek és a jövőbeni kapacitások nem összehangolhatók, így a stratégiai és taktikai toborzás, az alvállalkozók szerződtetése és a szervezeti fejlesztések sem végezhetők el hatékonyan.
- Az erőforrás-menedzsment és a kapacitástervezés elkülönült táblázatokban történik, mert a szervezet nem rendelkezik egy olyan központi eszközzel, amellyel a legértékesebb erőforrásait, a munkatársak idejét lehetne megfelelően kezelni.
Maconomy ERP rendszer erőforrás tervezés modul: Hatékony és integrált erőforrás és kapacitás tervezés
Valódi megoldást egy integrált, az erőforrások és projektek tervezését egységben kezelő vállalatirányítási rendszer jelent, amely lehetővé teszi:
- erőforrás-kihasználtság egyenetlenségeinek azonnali felismerését,
- erőforrás adatok mennyiségének, időszerűségének, pontosságának és elérhetőségének növelését,
- erőforrás veszteségek minimalizálását hatékony belső folyamatokkal.
A Maconomy ERP rendszer munkaügyi (HR) modulja fedi le az emberi erőforrás menedzsmenttel és HR feladatokkal kapcsolatos folyamatokat.
Ismerje meg a Maconomy ERP rendszer erőforrás tervezés modulját: Deltek People Planner
A People Planner egy grafikus felületű projekt, erőforrás és kapacitás tervező és menedzsment eszköz. A Deltek People Planner egy önálló alkalmazás, külön adatbázissal, így akár önmagában, akár a Maconomy ERP rendszerrel integráltan is használható.
A People Planner is a Maconomy vállalatirányítási rendszerhez hasonló fejlett jogosultságkezelésével rendelkezik, így szerepkörök, funkciók és adatkörök mentén is meghatározhatók az egyes felhasználók által elérhető információk.
A Maconomy ERP rendszerben készült projekt és munka tervek a People Plannerben is elérhetőek, de akár közvetlenül a People Plannerben is tervezhetjük a tevékenységeket.
A People Planner grafikus erőforrás és kapacitás tervező eszköz felületein napi, heti és havi bontásokban tekinthetjük át az adatokat, a feladatok tervezését pedig Gantt-diagram nézetben végezhetjük.
A Deltek People Planner háromszintű naptárat kezel: adott ország munkanaptára (hétvégék és ünnepnapok), adott erőforrás munkaideje (alapesetben 40 óra hetente), adott erőforrás távollétei (szabadság, betegség, stb.).
A People Planner grafikus erőforrás és kapacitás tervező eszköz integrált a Microsoft® Outlook alkalmazással.
Maconomy ERP erőforrás kezelés: A projektvezetők főbb feladatai
A People Planner grafikus erőforrás és kapacitás tervező eszközben a kívánt projekt / munka kiválasztása után a projektvezető egy képernyőn áttekintheti annak feladatait, a hozzárendelt erőforrásokat, illetve az erőforrások rendelkezésre álló kapacitását és foglaltságait.
Az erőforrásterv adatain túl a projektek / munkák végrehajtása során a munkatársak által az egyes feladatokra, tevékenységekre rögzített munkaórák is megjelennek a Maconomy ERP erőforrás tervezés megoldásában, így a projektvezetők összevethetik a szerződéses alaptervet a tényleges ráfordításokkal és a készültséggel.
A projekttervek esetleges módosításait a Deltek People Planner grafikus erőforrás és kapacitás tervező eszköz felületén is végre lehet hajtani. Tehát a végrehajtási fázisban is változtathatjuk az egyes tevékenységek kezdő és befejező dátumait, az egyes feladatokra tervezett munkaórákat, illetve a végrehajtásért felelős munkatársakat.
Az erőforrások kapacitás és foglaltság adatait egy grafikus felületen lehet áttekinteni, ahol színkódok segítik az egyes munkatársak adott időszakra vonatkozó leterheltségét azonosítani.
Az erőforrások leíró adatai (munkakör, besorolás, képesítés, költség, stb.) alapján az áttekintő nézetekben a kapacitás és foglaltság adatokat különböző elrendezésekben csoportosítva is áttekinthetjük.
Az adott projekt vagy munka felelőse az erőforrások adott időszakra vonatkozó szabad kapacitása alapján tudja összeállítani a feladatot végző munkatársak listáját, akiknek a foglalás azonnal módosítja a leterheltségüket.
Az adott időszakra vonatkozó erőforrások foglalása történhet egyenletes eloszlásban, az összes szabad kapacitás alapján, az összes igényelt kapacitás alapján (az esetleges túlfoglalásra a rendszer figyelmeztet), az összes kapacitás alapján, illetve a legelőször elérhető kapacitás alapján is.
Egy erőforrás túlfoglalása esetén a Maconomy ERP erőforrás kezelés modulban gyorsan azonosíthatók azok a projektek és munkák, amelyekhez az adott időszakban hozzá lett rendelve, illetve azok a munkatársak is, akiknek a foglaltsága alacsony.
Az erőforrásgazda főbb feladatai a Maconomy vállalatirányítási rendszer emberi erőforrás tervező moduljában
Az erőforrásgazda a rendelkezésre álló munkaidő elosztásáért felelős a szervezet egészére, vagy annak egy részlegére kiterjedően.
A Deltek People Planner grafikus erőforrástervező megoldásban az erőforrástervezésért felelős munkatárs át tudja tekinteni a kollégák leterheltségét egyedileg vagy összesítve, illetve azt is, hogy az egyes alkalmazottak milyen feladatokon dolgoznak.
Az áttekintés erőforrás lista és naptári nézet alapján is megjeleníthető a Maconomy ERP rendszer erőforrástervezés modul segítségével.
Az alkalmazottak feladatai ez erőforrástervezés kapcsán
A munkatársak saját nézetükben megtekinthetik a hozzájuk rendelt feladatokat, a saját naptárukat, illetve adott esetben hozzá is rendelhetik magukat bizonyos tevékenységekhez.
Az alkalmazottak másik fontos feladata a Maconomy ERP erőforrás tervezés modulban az egyes feladatokra, projektekre, szolgáltatásokra, munkákra jutó munkaidő-ráfordítások rögzítése.
A tény ráfordításokon túl az alkalmazottaknak lehetőségük van az adott feladat megoldásához szükséges hátralevő munkaidő becslésére is.
Az emberi erőforrások alul és túlfoglaltságának felismerése a Maconomy ERP rendszerben
Emberi erőforrás kihasználtsági mutatók növelése
Ideális esetben minden munkatársról folyamatosan tudni lehet, hogy mivel foglalkozik. Az optimális működés esetén az egyes részlegek, osztályok menedzserei és a projektvezetők nyomon tudják követni az egyes alkalmazottak leterheltségét és esetleges szabad kapacitásait a projekt és erőforrás tervezés során.
Amennyiben pontos képünk van a rendelkezésre álló erőforrásainkról, csökkenteni tudjuk a túl alacsony kihasználtság miatti nyereségveszteség kockázatát, hiszen a fölös munkaidőt profittermelésre használhatjuk ki.
A Maconomy ERP rendszer emberi erőforrás tervező modulja, a Deltek People Planner segítségével valós idejű és pontos képet kaphatunk a rendelkezésre álló erőforrásokról.
A People Planner erőforrás tervező modul teljes mértékben integrált a Maconomy ERP rendszerben létrehozott munkákkal és projektekkel.
A Maconomy vállalatirányítási rendszer emberi erőforrás tervezés modul segítségével nyomon lehet követni az összes munkatárs elérhetőségét, leterheltségét, kihasználtságát és az általuk megtermelt bevételeket, illetve könnyen hozzárendelhetjük a megfelelő embereket a munkákhoz, projektekhez és üzleti lehetőségekhez.
Pontosabb ajánlatadás a Maconomy People Planner erőforrás tervezés modul segítségével
Ideális esetben az ügyfeleknek adott ajánlatok nem találgatásokon alapulnak, az erőforrás igényeket a munka és projekt tervek alapján lehet képezni. Ha mérni tudjuk a végrehajtás alatt levő feladatok készültségét és a befejezéshez szükséges erőforrás igényt a szerződéses alaptervekhez képest, akkor a korábbi erőforrástervek módosíthatók, a túlfutások időben felismerhetők és kezelhetők, ami a munkák és projektek nyereségességét pozitívan befolyásolja.
A Maconomy People Planner erőforrás tervező megoldásban a projekt tervek mellett megbecsülhetjük az üzleti lehetőségek és tervek költségeit és bevételeit is. Rögzíthető a szerződéses alapterv, amelyhez a későbbiekben a tényadatokat és a feladatok végrehajtásának készültségét mérhetjük.
Ügyfeleink véleménye a Maconomy ERP rendszer erőforrás tervezés modul hatékonyságáról
„A Maconomy ERP erőforrás tervezés modul segítségével megnöveltük az alkalmazottak átlagos kiszámlázható idejének arányát, amely közvetlen hatással volt a nyereségünkre.”
Jens Erik Knudsen, Projektiroda vezető , CDM A/S
„A Maconomy People Planner megoldás alapötlete és funkciói nagyszerűek – zseniális eszköz.”
Knut Brotnow, IT vezető, Norvég Operaház
„Optimalizáltuk az alap kompetenciáink elosztását, hogy a megfelelő projekteken hasznosítsuk azokat. Természetesen ennek pozitív hatása lesz nyereségre.”
Carl Vad Jensen, CFO, Atkins Denmark
„A pontosabb tervezés és ellenőrzés az erőforrás kihasználtságunk több százalékos emelésében segíthet.”
Jon Mostyn, Worldwide Business Consulting Director , Hill & Knowlton
A rendelkezésre álló lehetőségek hasznosítása az emberi erőforrás tervezés modul segítségével
Rövidtávú helyett stratégiai erőforrástervezés
A Maconomy ERP rendszer People Planner erőforrás tervező modul segítségével pontos képet kaphatunk a hosszútávú kapacitás tervekről, illetve az erőforrás hozzárendelések alapján valós bevétel előrejelzéseket is készíthetünk.
Ha a potenciális megrendelések közvetlenül megjelennek a bevétel és erőforrás előrejelzésekben, akkor lehet valóban megtervezni az optimális működést.
Az erőforráskapacitás kihasználtsági adatok hosszú távú áttekinthetősége révén a rövid, közép és hosszútávú (stratégiai) erőforrástervezés is lehetségessé válik, egymással összhangban.
Emberi erőforrás adatok áttekinthetősége az egész vállalkozásra kiterjedően
A Maconomy ERP rendszer erőforrástervező modulja grafikus, intuitív és transzparens áttekintést biztosít a szervezet egészére vonatkozóan. A rendelkezésre álló erőforrásállományt, illetve a munkák, projektek alapadatait az érintett munkatársak közvetlenül elérhetik.
Ha a vállalkozás egy olyan integrált vállalatirányítási rendszerrel rendelkezik, amely minden munkatársat támogat a projekttervezési és kapacitás allokációs tevékenységekben, az lehetővé teszi a nyereség jelentős növelését. A Maconomy People Planner erőforrás tervező szoftver segítségével elhagyhatók az egyedi Excel táblázatok és a lokális, nem integrált alkalmazások.
„A projektmenedzsereink jóval kevesebb időt töltenek egy adott erőforrásért folytatott harccal. Egy tökéletes világban az erőforrás-menedzsment a projektmenedzsment integrált része, és a Maconomy People Planner megadta nekünk ezt a lehetőséget.”
Henrik Kaltoft, Részlegvezető, Atkins Denmark
Emberi erőforrás tervezés modul az áttekinthetőség javításához
Az erőforrások kihasználtságának javítása érdekében:
- növeljük a nyereséget a kihasználatlan munkaidő csökkentésével, illetve az állásidők azonosításával a naptárban,
- maximalizáljuk a megrendeléseket a rendelkezésre álló tényleges kapacitásnak megfelelően,
- csökkentsük a túlfutásokat a projektek tervezésével és az előrehaladás szerződéses alaptervvel való folyamatos összevetésével,
- kerüljük el az erőforráshiányt megbízható rövid, közép és hosszútávú kapacitás adatok segítségével,
- használjuk a rendelkezésre álló erőforrásokat a szervezet egészében az egységes megoldásnak köszönhetően.
Egyszerűsítsük le az emberi erőforrás tervezését:
- drag and drop technika az hozzárendelések és időbeosztások gyors változtatásához,
- ismert koncepciók, mint például a Gantt-diagram és naptár nézetek,
- egy kattintással lehet váltani a hosszútávú, heti és napi tervek között,
- gyors navigáció a Gannt-diagram, az erőforrások leterheltsége és a kapacitás információk között,
- dinamikus csoportosítási lehetőség a projektekre, erőforrás-típusokra, osztályokra, stb. vonatkozóan.
Erőforrás tervezés projekt, szervezeti egység és szervezet szinten:
- erőforrás és kapacitás tervezés a projektek szintjén vagy részletes, hierarchikus projekttervek (WBS: Work Breakdown Structure) alapján,
- az egyes projektek, munkák, szolgáltatások tervezése havi, heti, vagy napi bontásban,
- bármely szintű tervezés automatikusan átkerül a felsőbb szintű áttekintésékbe,
- a munkatársak képességeinek és képzettségének, az erőforrásokhoz rendelt tevékenységeknek, kapacitásoknak és tervezett leterheltségnek egész szervezetre kiterjedő áttekintése.
Emberi erőforrás tervező eszköz egyszerű adaptációja:
- a People Planner grafikus erőforrás és kapacitás tervező alkalmazás egy adott cég tervezési módszeréhez való illesztése egyszerű konfigurációval történik, nincs szükség testreszabásra,
- minden szerepkörben létezik egy előre konfigurált nézet, amely teljes áttekintést és hozzáférést biztosít a munkaidő és kapacitás adatokhoz,
- a felhasználók saját igényeiknek megfelelően alakíthatják át a nézeteket, az elrendezéseket és eszköztárakat drag and drop technikával.
Hatékony erőforrás tervezési folyamatok a munkaidő, az anyagi ráfordítások és a képességek pazarlása ellen
A Maconomy vállalatirányítási rendszer erőforrás tervezés modul az alábbi előnyöket kínálja az egyes szerepkörök számára:
Erőforrás menedzser, erőforrás tervező
- a munkatársak képességeinek és képzettségének, kapacitásának és tervezett leterheltségének áttekintése,
- emberi erőforrások tervezése az elérhetőség adatok alapján,
- jövőben szükségessé váló képességek időben történő felismerése,
- kapacitáshiány és túlfoglalások elkerülése,
- kapacitás és leterheltség adatok áttekintése napi, heti és több havi szinteken,
- előre konfigurált áttekintő nézetek,
- Microsoft® Outlook-hoz hasonló ütemezések.
Projektmenedzser, szolgáltatás és munkavezető
- projektek, munkák, szolgáltatások grafikus tervezése, drag and drop módszerrel,
- projekt és munka tervek készítése, szerződéses alaptervek rögzítése,
- többszintű, hierarchikus (WBS: Work Breakdown Structure) projekt és feladat tervek kialakíthatósága, a nagyobb projektek, munkák szakaszokra bontásához,
- munkatársak feladatokhoz rendelése, miközben a foglaltsági és elérhetőségi adatok is láthatók,
- túlfutások valószínűségének csökkentése,
- feladatok végrehajtásának és a terveknek összevetése,
- egyszerű tervezés és a fejlett pénzügyi menedzsment kombinációja.
Felsővezető, tulajdonos
- bevétel előrejelzés projekt, munka és erőforrás foglalás adatok alapján,
- szervezet egészére kiterjedő erőforrás-kapacitás és leterheltség áttekintés,
- nyereségesség és a kihasználtság nyomon követése cég, osztály, munkatárs, szerepkör, stb. alapján,
- oszlopok átrendezése drag and drop módszerrel az elemzéshez.
Munkatárs, alkalmazott, projekttag
- adott munkatárs feladatainak, hozzárendeléseinek áttekintése böngészőben,
- adott munkatárs terveinek áttekintése a People Planner erőforrás tervező eszközben,
- projektek, munkák és feladatok keresése, illetve felvétele a saját tevékenységek közé,
- áttekintés és tervezés a Microsoft® Outlook segítségével.