Mi a sikeres ERP bevezetés feltétele?
A Maconomy vállalatirányítási rendszer bevezetésének sikerkritériumai
A sikeres ERP bevezetés alapfeltételei:
- az ERP bevezetési projekt pontos céljainak ismerete, reális elvárások meghatározása a projekttel és a rendszerrel szemben
- elkötelezettség az ERP bevezetési projekttel kapcsolatban, határozott vezetői, tulajdonosi támogatás
- megfelelő, iparág specifikus és referenciákkal rendelkező vállalatirányítási rendszer kiválasztása
- hozzáértő és idővel rendelkező projektvezető kinevezése
- anyagi és időbeli ráfordítások helyes felmérése
- szervezeti folyamatok meghatározása
- dokumentálás az ERP bevezetési projekt tervezése és végrehajtása során
- meglevő folyamatok optimalizálása szükség esetén
- testreszabások minimalizálása
- teljes körű tesztelés a szállító és az ügyfél oldalán is
- alapos felhasználói oktatás
ERP bevezetés – Célok meghatározása
Az ERP bevezetés előtt az ügyfélnek meg kell határoznia, hogy mik a céljai a vállalatirányítási rendszer bevezetésével.
A céloknak reálisnak, érthetőnek és objektívnek kell lenniük. A „fél év alatt duplázzuk meg a cég nyereséget”, „szeretnénk főbb mutatóinkat javítani”, „minőségi munkafolyamatokat kell kialakítanunk” jellegű kijelentések nem alkalmasak a célok meghatározásához.
Világos és teljesíthető célok ismerete esetén lehet az ERP rendszernek és a vállalatirányítási megoldás szállítójának a kiválasztását elkezdeni.
Sikeres ERP bevezetés – Elkötelezettség
Az ERP bevezetés teljes elkötelezettséget igényel a tulajdonosok és menedzsment részéről, mert mint minden változás, egy vállalatirányítási rendszer bevezetése is okozhat ellenállást a szervezetben.
Abban az esetben, ha a cég vezetése egyértelműen és határozottan kiáll az ERP bevezetési projekt mellett, a projekt kockázata jelentős mértékben csökkenthető.
Megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztása
A szervezet igényeinek megfelelő ERP rendszer kiválasztása nem egyszerű feladat, sok szempontot kell figyelembe venni:
- vállalkozás céljainak támogatása, például a hatékonyság és növekedés terén;
- vállalkozás működéséhez való illeszkedés, azaz mennyire felel meg az iparág specifikus elvárásoknak az adott ERP rendszer;
- funkcionális elvárások támogatása, különös tekintettel az iparági, speciális igényekre;
- technológiai igények (például felhő alapú szolgáltatás) jellemzők, biztonság;
- jövőállóság technológiai és funkcionális szempontból, azaz vannak-e olyan korlátok, ami miatt a rendszer a jövőben már nem tudja kiszolgálni az igényeket;
- ERP rendszer bekerülési ára és a fenntartás költségei (teljes költség és megtérülés számítások);
- szervezeti, egység és egyéni szintű elvárások, illetve ezek összehangolása.
Mekkora kockázata van a Maconomy vállalatirányítási rendszer bevezetésének?
A TRL Hungary Kft. Maconomy ERP rendszer bevezetéseinek sikeraránya az elmúlt több mint húsz évben 97%-os volt.
A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés részletes feltételei
Az ERP rendszer bevezetések általában jelentős méretű projektek, és nem mindig problémamentesek. Mit tehetünk projektmenedzserként annak érdekében, hogy sikeresen fejezzük be az implementációt? Melyek azok a tényezők, amelyekre a sikeres ERP bevezetés érdekében kiemelten figyelnünk kell?
Aki már részt vett ERP bevezetési projektben, az pontosan tudja, hogy nem könnyű feladat egy vállalatirányítási rendszer sikeres bevezetése. Számos beszámoló található az interneten az elhúzódó vagy kudarcba fulladt vállalatirányítási rendszer bevezetésekről. De ez nem jelenti azt, hogy minden ERP bevezetés szükségszerűen problémás lesz.
Mik azok a tényezők, amikre a sikeres ERP bevezetés érdekében figyelnünk kell? A Deltek és a TRL Hungary Kft. több mint 20 éves ERP bevezetési tapasztalata alapján összegyűjtöttünk a legfontosabb tizenhét gyakorlati tanácsot az ügyfél és szállító oldali projektvezetők számára, amelyek elősegítik a vállalatirányítási rendszer bevezetési projektek kockázatainak csökkentését.
1. Biztosítsuk a felsővezetői támogatást!
Minden változásnak, így az ERP rendszer bevezetésnek is vannak ellenzői. Ezért a cégvezetésnek egyértelműen és folyamatosan ki kell állnia a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt mellett.
Tudatosítani kell a munkatársakban, hogy a menedzsment döntése után nem kérdéses, hogy bevezetjük-e a vállalatirányítási rendszert.
2. Határozzuk meg az ERP projekt sikertényezőit!
Miért vezetjük be az ERP rendszert? Mit szeretnénk elérni a vállalatirányítási rendszer bevezetésével?
Ha nem ismerjük a bevezetési projekt sikerkritériumait, egyrészt könnyen felesleges feladatokra és tevékenységekre koncentrálhatunk, másrészt nem tudjuk eldönteni, hogy elértük-e céljainkat.
Reális és objektív célokat kell kitűzni még az ERP rendszer kiválasztása során, amihez mérni lehet majd a vállalatirányítási rendszer bevezetési projektünk készültségét és sikerességét.
3. Az ügyfél és a szállító együttműködésének biztosítása
A projektben részt vevő munkatársainknak tudniuk kell, hogy a sikeres ERP bevezetés kulcsa, hogy a szállítóval egy csapatban kell dolgozniuk, nem pedig két külön teamben.
Mivel a vállalatirányítási rendszer bevezetése nagy feladat, ezért a projektben részt vevő kollégák számára erre elegendő időt kell biztosítani.
4. Jelöljünk ki projektmenedzsert!
A végrehajtandó feladatok növekedése (scope creep) és a projektkontroll hiánya a két legnagyobb kockázat az ERP bevezetések során.
Ezt hatékony projektmenedzsmenttel lehet kezelni, szükség lesz projektvezetőre a saját oldalunkon is.
Projektmenedzsernek tapasztalat munkatársat válasszunk, akinek erre elég időt is biztosítunk. Nagyobb bevezetési projekteknél külső szakértőt vagy határozott idejű munkatársat is be lehet vonni.
5. Határozzuk meg előre az éles indulás fogalmát
Sokszor nehéz eldönteni, hogy mikor ér véget az ERP bevezetési projekt és mikor veszi kezdetét az éles üzem.
Célszerű már a szerződésben rögzíteni, hogy mit értenek a felek éles használat alatt, ellenkező esetben előfordulhat, hogy a szállító befejezettnek, az ügyfél viszont félkésznek tekinti a megoldást.
Sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés csak akkor lehetséges, ha egyértelművé tesszük a sikerkritériumokat.
6. Határozzuk meg, hogy milyen információkra van valójában szükségünk!
Számos ERP bevezetési projekt kezdetén a felek a rendelkezésre álló adatokból és folyamatokból indulnak ki.
Érdemes megvizsgálni, hogy melyek azok az adatok, amelyeket a múltban rögzítettünk, de valójában nem használjuk őket. Illetve természetesen azonosítani kell azokat az adatokat is szakterületenként, amelyekre szükségünk lenne, de jelenleg nem állnak rendelkezésre.
Tartsuk szem előtt, hogy a vállalatirányítási rendszer bevezetésének egyik fő célkitűzése a kinyerhető információk egyszerű, gyors és valós idejű kinyerhetőségének biztosítása.
7. Projekttagok közreműködésének rögzítése
A vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt csapatban ügyfél és szállító oldalon is számos munkatárs fog közreműködni.
Érdemes legalább a kulcsszereplők tekintetében rögzíteni, hogy kinek melyik napokon van egyéb elfoglaltsága (heti ismétlődő megbeszélések, egyéni munkarend, szabadságok, stb.) és melyek azok az időpontok, amelyekre jó eséllyel fogunk tudni eseményeket szervezni.
Időszakos egyeztetéseket is rögzíthetünk, például heti projekt megbeszéléseket a projekt és szakmai vezetőkkel, havi státusz megbeszéléseket a projekt szponzorral.
A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés egyik fontos feltétele, hogy a kommunikáció folyamatos legyen.
8. Tűzzünk ki reális határidőket
A vállalatirányítási rendszer bevezetések esetében is sokszor előfordul, hogy a végrehajtáshoz szükséges időt a felek alábecsülik. Az ügyfelek egy része nincs tisztában a projekt tényleges nagyságával, jellemzően kisebb feladatnak érzékeli a ténylegesnél.
Szállítóként már az értékesítési szakaszban is reális képet kell adni a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt várható időszükségletéről. Nem érdemes azt ígérni az ügyfélnek az ajánlati szakaszban, hogy három hónap alatt megoldható az implementáció, ha tudjuk, hogy valójában legalább fél évre lesz szükség.
Fontos, hogy projektvezetőként ne hagyjuk, hogy betarthatatlan határidők kerüljenek kitűzésre, inkább az elején jelezzük és rögzítsük, ha valamit irreálisnak látunk.
Az ERP bevezetési projektek során az ügyfél közreműködése is jelentős, ezért azt is rögzíteni kell, hogy ha ez húzódik, vagy nem megfelelő, akkor a szállító egyedül nem képes betartani a határidőket.
9. Használjunk dokumentum sablonokat
Az ERP bevezetés során számos szakmai és projekt dokumentumot kell elkészíteni, átolvasni és véleményezni a feleknek: igényspecifikáció, integrációs terv, megbeszélés emlékeztető, változtatási regiszter, státusz jelentés, tesztelési tervek és jegyzőkönyvek, stb.
Érdemes ezekből olyan sablonokat készíteni és alkalmazni, amelyek tartalmilag és formailag is egységesíti az ügyfél és szállító oldali közreműködők által készített anyagokat. Ez egyrészt segítséget jelent a megírásuk során is, másrészt megkönnyíti azok átolvasását és véleményezését is.
10. Használjunk igénykezelő eszközt a projekt státusz követéséhez
Az ERP rendszer bevezetések során a projektmenedzsernek időszakonként részletes jelentést kell készítenie a feladatok státuszáról. Mivel a projektvezető a legtöbb esetben nem képes minden egyes egyeztetésen részt venni és minden kommunikációt nyomon követni a projektben, ezért a státusz riport összeállításához sokszor egyeztetnie kell a projekttagokkal.
Ez időigényes és többletmunkát generál, így érdemes egy olyan szoftvert használni, amellyel nyomon lehet követni a projekt részfeladatainak státuszát is. Így az ügyfél és a szállító érintett munkatársai által folytatott részletes kommunikációból egyszerűen, gyorsan és felesleges egyeztetések nélkül lehet riportokat generálni, azonosítani a problémás területeket és túlfutásokat.
11. Ne engedjük meg a követelmények és elvárások bővülését
Ez tulajdonképpen minden projekt során alapvető elvárás. Azonban a vállalatirányítási rendszer bevezetések esetén könnyen kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy hiába határoztuk meg felső szinten az projekt tartalmát és a szkópba nem tartozó feladatokat is, a végrehajtás során egyre inkább bővülnek az elvárások és igények.
Jellemző példa erre a szállítói számlákhoz kapcsolódó folyamatok kezelése a bevezetendő ERP rendszerben.
Tételezzük fel, hogy a felső szintű követelményspecifikáció tartalmazza a feladatot és az is rögzítésre került, hogy nem cél a folyamatok automatizálása. A végrehajtás során azonban a bevezetést végző üzleti elemzők és tanácsadók az ügyfél érintett munkatársaival együtt megvizsgálják a jelenlegi működést, demonstrálják a vállalatirányítási rendszer képességeit és közösen megállapítják, hogy jelentős mennyiségű manuális munkát lehetne elkerülni, ha a folyamatok egy része automatizáltan kerülne kialakításra.
Ez az a pont, ahol a projektvezetőnek azonnal be kell avatkoznia és fel kell hívnia a figyelmét minden érintettnek arra, hogy az automatizált folyamatok kialakítása nem tárgya a projektnek. Ennek megfelelő kommunikálása nem egyszerű, hiszen az ügyfél elsősorban azt fogja érzékelni, hogy a szállító egy számára előnyös, a szoftverben megtalálható funkciót nem akar megvalósítani.
Egyértelművé kell tenni, hogy megoldható az automatizálás, de annak megvalósítása, dokumentálása és tesztelése további költséget jelent, illetve a sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés elodázását jelenti.
Ezek az extra feladatok jellemzően egyenként kis horderejűek (legalábbis annak tűnnek), azonban összetett következményekkel járhatnak, illetve számosságuk is problémát jelenthet.
A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés érdekében már a projekt elején előzzük meg a követelmények és elvárások kontroll nélküli bővülését.
12. Minimalizáljuk a testreszabások és fejlesztések számát és összetettségét!
Minél több testreszabást és egyedi fejlesztést kérünk a szállítótól, egyrészt annál költségesebb és hosszabb lesz a bevezetési projektünk, másrészt az évek során az ERP rendszer karbantartása és frissítése is jóval nehézkesebb lesz.
A bevezetési projekt során már csak azokat a módosításai igényeket fogadjuk be az egyes osztályokról, amelyek valójában elengedhetetlenek.
Egy jó megválasztott iparági ERP rendszer esetén nem, vagy kevés testreszabásra és egyedi fejlesztésre lesz szükségünk.
A projektalapú szolgáltató cégek számára a Maconomy ERP rendszert érdemes megismerni.
13. Teszteljük alaposan az ERP rendszert!
A vállalatirányítási rendszer kiválasztása és bevezetése során több alkalommal is lehetőségünk van tesztelni a szoftvert, különböző mélységben.
Használjuk ki az értékesítési szakasz, a tesztverzió kialakítása és értelemszerűen a saját igényeink alapján elkészített tesztverzió által kínált lehetőségeket az ERP rendszer működésének megismerésére.
A bevezetési projektben részt vevő munkatársainknak alaposan ellenőrizniük kell, hogy a kiválasztott vállalatirányítási rendszer működése megfelel az elvárásainknak, különös tekintettel a folyamatainkra és a riportjainkra.
Ne felejtsük el a regressziós tesztelést sem.
Sok esetben a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekttervből kimarad a regressziós tesztelés fázisa. Regressziós teszt alatt a korábban már ellenőrzött funkciók módosításokat követő újbóli tesztelését érjük. Ennek célja az, hogy a későbbi változtatások által esetlegesen okozott nem megfelelő működést azonosítani és javítani lehessen.
A gyakorlatban sok esetben a tesztelési fázis során azonosított hibák javítását és az ügyfél által igényelt változtatások, fejlesztések elvégzését követően már nem, vagy csak részben történik meg a módosított rendszer tesztelése.
Ennek eredménye az lesz, hogy az éles indulást követően észlelt hibák és nem megfelelő működés miatt nem csak a kódot, hanem az adatbázist is korrigálni kell, aminek költsége sokszorosa lehet a regressziós tesztelésnek.
14. Fektessünk nagy hangsúlyt az oktatásokra!
Az ERP bevezetési projektben résztvevő munkatársakon kívül mindenkinek oktatásban kell részesülnie, aki használni fogja a szoftvert.
Ezeket az oktatásokat végezhetik a szállító tanácsadói vagy a bevezetésben szerepet vállaló belsős kollégák is. Az oktatásokat témánként, felhasználó csoportonként külön kell megtartani.
A későbbiekben az új kollégák számára is fontos az oktatás megtartása.
15. Éles indulás előkészítése
Gyakran kimarad a projekttervből, hogy milyen feladatokat kell elvégezni az éles indulás előtt. Érdemes egy olyan listát készíteni a projekt induláskor, amiben feljegyezzük, hogy milyen teendőink lesznek a projekt végén, amikor az ügyfél elkezdi az ERP rendszert a tényleges működése során használni.
Ez a lista a projekt során is bővülhet, például egy újabb rendszer integrációja esetén, egy később igényelt modul kiválasztása esetén, vagy technológiai okokból is.
16. Készüljünk fel az éles indulásra!
Az ERP rendszer bevezetési projektünk befejezését követi az igazi kihívás, az új vállalatirányítási rendszer használatba vétele.
Készüljünk fel az éles indulásra, értesítsük az érintett kollégákat és tervezzünk be az első pár napra a többlet munkákat.
Támaszkodjunk az éles induláskor és az első időszakos feladatok elvégzésekor az ERP rendszer szállítójának szakértelmére.