ERP kiválasztás: szolgáltató és projektalapú cégek

ERP rendszer kiválasztás szolgáltató- és projektalapú cégek számára

A prezentáció szövege

1. Hogyan válasszunk ERP rendszert szolgáltató- és projektalapú cégek számára?

2. Szolgáltató és a projektalapú cégek eltérő működése

A szolgáltató és a projektalapú cégek másként működnek, mint a termelő, gyártó és kereskedő vállalkozások. Ezért a vállalatirányítási (ERP) rendszereikkel szemben támasztott követelmények is eltérőek, amelyeket az ERP rendszer kiválasztás során figyelembe kell venni.

3. Szolgáltató és projektalapú cégek ERP követelményei

A szolgáltató és projektalapú cégek számára nem felelnek meg a gyártó vagy kereskedő vállalatok részére kifejlesztett ERP rendszerek.

4. Milyen ERP rendszert érdemes választani?

Válasszon olyan ERP megoldást szolgáltató vagy projektalapú cége számára, amelyik tökéletesen illeszkedik a vállalkozás működéséhez, folyamataihoz és igényeihez. Milyen tényezőket érdemes figyelembe vennie az ERP rendszer kiválasztás során a szolgáltató és projektalapú cégeknek?

5. ERP kiválasztás kérdések

A következő kilenc dián bemutatunk olyan kérdésköröket, amiket egy szolgáltató vagy projektalapú cégnek az ERP rendszer kiválasztás során fel kell tennie a sikeres bevezetés érdekében.

6. Moduláris, vagy integrált ERP rendszert válasszunk?

A moduláris ERP rendszerekben az adatok tárolása elkülönülten történik. Emiatt ugyanazokat az adatokat többször kell rögzíteni a különböző modulokban, vagy rendszeres adatáttöltésekre van szükség. Gyakori, hogy ugyanarról a dologról az egyes modulokban eltérő adatok szerepelnek. Emiatt a döntéshozatal nehézkes, az egyeztetések sok időt és energiát igényelnek, a bizonytalanság állandó. Az integrált ERP rendszerekben az adatok tárolása egy adatbázisban történik, egy példányban. Így az adatokat csak egyszer kell rögzíteni a vállalatirányítási rendszerben, nincs szükség adatáttöltésekre sem. Ennek eredménye, hogy ugyanarról a dologról egyféle verzió létezik az ERP megoldásban, amelyek szolgáltatásokhoz, vagy projektekhez kötődnek. A döntéshozatal a megbízható és valós idejű adatok miatt felgyorsul, kevesebb egyeztetésre van szükség és javul a nyereségesség.

7. Valós nyereségadatok kimutatása

A moduláris és gyártó, vagy kereskedelmi cégekre szabott ERP rendszerekkel alapesetben nem lehet szolgáltatásonként, vagy projektenként nyereséget kimutatni. A több modulból származó adatok miatt még a kiegészítésképpen bevezetett drága és bonyolult üzleti intelligencia megoldásokkal is ellentmondásos nyereség-kimutatásokat kapunk. Ha a nyereséget projektenként, vagy szolgáltatásonként szeretnénk kimutatni, iparágspecifikus megoldásra van szükségünk. Így a tevékenységek pénzügyi értékelése valós adatokon alapul. A költségek és bevételek pontosan megállapíthatók és kiszámlázhatók az egyes tevékenységekhez, projektekhez kötődően. Találgatások helyett tényeken alapuló nyereség-kimutatásokat fogunk kapni.

8. Termelő vagy szolgáltató ERP rendszer?

A termelő cégek ERP megoldásaiban a költségeket jellemzően accountokhoz és szervezeti egységekhez lehet kötni. Így a költségeket az egyes szolgáltatások, vagy projektek szintjén nem, vagy csak pontatlanul lehet kimutatni, ami a működést lelassítja és a döntéshozatalt megnehezíti. A szolgáltató cégeknek kialakított ERP megoldásokban minden tranzakció köthető tevékenységekhez, szolgáltatásokhoz, projektekhez. A ráfordítások és bevételek rögzítése alapvető változást jelent. Megtudhatjuk, hogy melyik projektünk, tevékenységünk, szolgáltatásunk nyereséges, melyik munkatársunk hatékony. A jelentősen javuló átláthatóság megalapozott döntéseket tesz lehetővé.

9. Ismerjen meg egy a szolgáltató- és projektalapú szervezetek számára készült megoldást: Maconomy ERP rendszer

10. Üres, vagy tartalmas riportok?

A szolgáltató cégek számára a legtöbb ERP beépített riportjai túl általánosak, emiatt nagy mennyiségű, de nem személyre szabott jelentést kapunk. A szerepkörök kimutatásainak kialakítása később jelentősen megnöveli a költségeket. A szolgáltató- és projektalapú cégek számára kialakított vállalatirányítási rendszerek célzott, tartalmas jelentéseket kínálnak. Az iparágspecifikus, szerepkör alapú, dinamikus riportok módosítás nélkül biztosítják a szükséges információt.

11. Számlázás és cash-flow

A termelő vagy kereskedő cégek igényeire kialakított ERP rendszerek jellemzően egy számlasablont tartalmaznak. Ez a szolgáltató- és projektalapú cégek számára rugalmatlan megoldást jelent. A sablon a gyártáshoz és disztribúcióhoz kötődő adatokat tartalmazza, de az ügyfél-, szolgáltatás- és projektspecifikus információkat nem. Ezért az ügyfél reklamációk számra magas és lelassul a cash-flow. A szolgáltató cégek tevékenységenként, ügyfelenként és projektenként egyedi számlatípust igényelnek, számukra a rugalmas számlázás kiemelt fontosságú. A flexibilis számlaformátum mellett célszerű annyi rugalmas sablont kialakítani, amennyire szükségünk van. Így gyorsabban és kevesebb ügyfél reklamáció mellett történik a számlázás, ezáltal felgyorsul a cash-flow is.

12. Feladatlebontási struktúra

A termelő- és kereskedő cégeknek kialakított ERP rendszerek jellemzően nem rendelkeznek feladatlebontási struktúrával (work breakdown structure). Emiatt a szolgáltató és projektalapú cégek nem tudják tevékenységeiket az ERP rendszerükben megfelelően alábontani. Így az irányítás és a végzett tevékenységek nincsenek összhangban. A szolgáltató- és projektalapú szervezetek igényeinek megfelelő vállalatirányítási rendszer lehetővé teszi a tevékenységek lebontását. Így az irányítás és a végzett tevékenységek összhangban vannak.

13. Erőforrás-menedzsment

Leltár és alkatrészek: a gyártásra tervezett ERP rendszerek az átlagos cégek leltárkészletének nyomon követésére és értékesítésére fókuszálnak. A szolgáltató és projektalapú cégeknél a tevékenységek és a munkatársak a lényegesek. A munkatársak idejének optimalizálása csak utólagos félmegoldásokkal, vagy külső alkalmazásokkal oldható meg. Emiatt a kihasználtság alacsonyabb és így kevesebb bevételt tudunk elérni. Munkatársak: a szolgáltatás alapú ERP a legértékesebb erőforrásokra, a munkatársakra fókuszál, hiszen tőlük függ egy tevékenység sikere, nyereségessége. A munkatárs- és tevékenység, vagy projekt alapú folyamatok összekapcsolásával a kihasználtság megnő, a szolgáltatásaink idő- és költségkereteken belül maradnak. Ezáltal a bevételeinket maximalizálni tudjuk.

14. Bevétel-meghatározás

A szolgáltatás és projektalapú bevételek kimutatása a hagyományos, gyártó- és kereskedelmi jellegű ERP rendszerekben nehézkes, időigényes és pontatlan. Mivel a szolgáltatócégek bevételei a szolgáltatásaikhoz, projektjeikhez kötődik, ezért a pontos meghatározásukhoz szükség van ilyen jellegű felosztásokra. A szolgáltatás alapú számlázás lehetővé teszi a bevételek pontos és megfelelő részletezettségű meghatározását. Minden egyes szolgáltatáshoz, projekthez egyértelműen hozzáköthetők a vonatkozó bevételek. A gyors és pontos hozzárendelések miatt a cash-flow is felgyorsul.

15. Tömeges, vagy egyedi gyártás?

A hagyományos, termelési ERP rendszerek a nagyszámú, egyforma termékek gyártását támogatják elsősorban. Ha minden termék alapvetően egyforma, ez a megoldás megfelelő. Egyedi igények kielégítéséhez olyan ERP rendszerre van szükségünk, amely képes az eltérések fizikai és pénzügyi kezelésére is. Ennek hiánya megnövelheti a költségeket. A szolgáltató jellegű ERP rendszerek az egyedi gyártás fizikai és pénzügyi sajátosságait is megfelelően tudják kezelni. Ha az anyagok és munkaerő-költségek projektenként kerülnek elszámolásra, a cég képes lesz a tervek valós idejű nyomon követésére és módosítására, ami hatalmas előnyt jelent. Így a gyártás proaktívvá és költség-kontrollálttá válik.