Mérnöki vállalkozások legfontosabb kihívásai – 2018

Az építészirodákat, mérnöki vállalkozásokat és az építőipari kivitelező cégeket érintő legfontosabb technológiai kihívások 2018-ban

Öt újabb terület, ahol vállalkozása elavult pénzügyi rendszere problémákat okozhat

Egy nyereséges mérnöki, építőipari vállalkozás alapfeltétele, hogy biztonságos és megbízható pénzügyi, számviteli és könyvelési szoftvert használjon, amely fejlett funkciókkal rendelkezik és bizonyos feladatokat automatizáltan is képes végrehajtani.

Egy építésziroda vállalatirányítási rendszer nélkül ma már nem működhet hatékonyan és biztonságosan.

Az építészirodák, mérnöki vállalkozások és építőipari kivitelező cégek napjainkban már olyan támogató rendszert keresnek, amely integrálja az összes üzleti területet, amelyre szükségük van:

• könyvelés,
• projektmenedzsment,
• munkaidő-elszámolás (timesheet),
• erőforrás-tervezés,
• számlázás,
• pénzügyi kimutatások.

Minden egyes funkció kiemelt fontosságú, ezért bármelyik összetevő hiány vagy elavulása komoly problémákat és versenyhátrányt okozhat.

A problémák előjelei

Ha az alábbiakat tapasztalja, szinte biztos lehet benne, hogy mérnöki vállalkozásának irányító szoftverei kockázatot jelentenek:

• A vállalkozás elesik a lehetséges bevételei egy részétől, mert a munkatársak leterheltsége alacsony.
• A cég cash flow problémákkal küzd.
• Az információk több helyen, eltérő adatbázisokban, táblázatokban is megtalálhatók, sokszor eltérő változatban.
• Egyre többször merül fel annak gyanúja apróbb hibák kapcsán, hogy az adatok eltűnnek.
• Az ügyfelek egyre többet panaszkodnak, reklamálnak és vitatják a számlákat.
• Az elavult vállalatirányítási rendszer a cég számára kockázatot jelent.

A fenti figyelmeztető jelek jól mutatják, hogy a vállalkozás veszélynek van kitéve. A tét jelentős, hiszen akár a cég működése is kockán foroghat a nem megfelelő építésziroda vállalatirányítási rendszer miatt.

Cselekvés vagy halogatás?

Miért fordul elő mégis számos esetben, hogy elavult, már nem támogatott szoftvereket használnak mérnöki, kivitelező vállalkozások a működésük támogatására, vagy  építésziroda vállalatirányítási rendszer nélkül működik?

Sok esetben ennek oka egyszerűen a döntés halogatása vagy a tétlenség.

Annak ellenére, hogy az ilyen helyzetben levő építőipari vállalkozások rendszerint előbb-utóbb felismerik, hogy jelentős problémákat jelent számukra a nem megfelelő vagy elavult vállalatirányítási rendszerük, az alábbi mentségeket hozzák fel a változtatás ellen:

• “A munkatársaink megszokták a régi rendszert és nem biztos hogy szívesen szoknának meg egy új szoftvert.”
• “Szeretnénk elkerülni az új rendszer bevezetésével járó munkaidő- és költség ráfordításokat, különösen ha az a kiszámlázható időt érinti.”
• “A cégünk számára fontos, hogy folyamatosan elérjük az adatainkat, nem engedhetjük meg magunknak, hogy kiesés legyen.”
• “Túl sok pénzt költöttünk a meglevő ERP rendszerünkre, vissza kell nyernünk a befektetésünket.”

Habár ezek időnként meggyőző érveknek tűnhetnek, de a cég hosszútávú pénzügyi stabilitását és a vállalkozás üzleti sikerességét ellehetetlenítik. Egy bizonyos pillanatban az elavult megoldások költsége és kockázata meg fogja haladni egy új rendszerre való áttérés árát.

Milyen kockázatai vannak az elavult technológia használatának?

Annak felismerése, hogy mikor érdemes befektetni egy új könyvelő, projektmenedzsment, munkaidő-elszámoló (timesheet), erőforrás-tervező, számlázó és pénzügyi kimutatás készítő, vagy akár egy integrált ERP rendszerbe nem egyszerű feladat.

Különösen igaz ez abban az esetben, ha a meglevő szoftverek ugyan még működőképesek, de már nyilvánvaló, hogy a közeljövőben le kell őket cserélni. Kényelmesebb halogatni a döntést, de megtervezni és elindítani a vállalatirányítási rendszer cseréjét egy nyugodtabb időszakban sokkal jobb stratégia, mint megvárni, hogy szükséghelyzetben kapkodva kelljen megoldani az átállást.

Nézzünk meg néhány szokásos helyzetet, amik meggyőzhetik arról, hogy érdemes most megvizsgálni a vállalatirányítási rendszerrel kapcsolatos elvárásait és elindítani a kiválasztás és bevezetés folyamatát.

1. Mi történik akkor, ha az építésziroda vállalatirányítási rendszer vírusos lesz vagy tönkremegy a szerver?

Minden IT technológiának van egy élettartama, így elkerülhetetlen, hogy egy hardver komponens egyszer tönkremenjen, ami akár adatvesztést is eredményezhet.

Érdemes átgondolni, hogy ha tönkremegy a szerver, mekkora esélye van az adatvesztésnek és mennyi időbe kerül újraindítani az összes rendszert. A károk csökkentése érdekében a jelenlegi célszoftvereinek vagy ERP megoldásának szállítói képesek azonnal visszaállítani az adatait és rendszereit, illetve rendelkeznek biztonságos, máshol található mentésekkel?

Létezik azonban egy jobb alternatíva is. Miért ne lehetne a saját szerver helyett egy felhő alapú integrált rendszerben gondolkodni, akár az építésziroda vállalatirányítási rendszer tekintetében is?

Nem érdemes megvárni, amíg a kisebb problémák nagyobbakká válnak és egyre gyakoribbak lesznek a rendszer kiesések és adatvesztések.

Alakítson ki most egy tervet, hogy hogyan tudja elavult, korszerűtlen és kockázatos és cége hatékonyságát és nyereségességét is negatívan befolyásoló vállalati szoftvereit lecserélni.

2. Mekkora gondot okoz, ha a könyvelésben és a projekt információk kigyűjtésében fontos szerepet betöltő munkatárs holnap felmond?

Az elavult könyvelési és számviteli szoftverek elválasztják egymástól a projektmenedzsereket és a könyvelőket, nagyban megnehezítik az információk áramlását.

Sok esetben ez azt eredményezi, hogy a projektmenedzserek a laptopjaikon tárolt Excel táblázatokban követik nyomon a projektek költségkereteit és határidejeit, teljesen függetlenül a cég pénzügyi rendszereitől.

Ez nemcsak a valós idejű és megbízható riportok készítését teszik lehetetlenné, de azt is csak kevesen tudják, hogy hogyan és hol lehet megtalálni a megfelelő információkat.

Soha nem jó hír, ha tehetséges munkatársak távoznak. Azonban a modern, integrált pénzügyi és projektmenedzsment megoldások segítségével az információk egy helyen megtalálhatók és a megfelelő jogosultságokkal rendelkezők számára azonnal elérhetők, így az élet nem áll meg akkor sem, ha valaki távozik a szervezetből.

Léteznek olyan iparág specifikus integrált ERP rendszerek, mint például a Maconomy vállalatirányítási rendszer, amelyek kifejezetten az építészirodák, mérnökirodák és építőipari kivitelező cégek elvárásai alapján kerültek kialakításra és gyors, pontos pénzügyi áttekintést tudnak nyújtani egy közös adatbázisra és rendszerre építve minden érdekelt számára.

Ha egy projekt túlfutásos, minden felelős látja a figyelmeztetést. Ennek következtében drámaian lecsökken a költségkeretek és határidők túlfutásának lehetősége, illetve az egyes munkatársak távozása is jóval kisebb problémát okoz, mert a feladatokat átadása és átvétele is egyszerű rutinfeladattá válik.

3. Ha problémába ütközik a különböző üzleti szoftverek használata vagy a meglevő vállalatirányítási rendszere használata során, a szállítójuktól megkapják a szükséges segítséget?

Lehet, hogy a jelenlegi szoftvereik működését alaposan ismerik és magabiztosan használják, de az elavult szoftverek használata miatt a problémák előbb-utóbb megjelennek. Támogatás nélkül használni üzleti informatikai megoldásokat ahhoz hasonlít, mintha biztosítások nélkül használnánk a cégautót. Amíg nem történik baleset fel sem tűnik, de ha baj van, már késő megkötni.

Ha a cége könyvelő, projektmenedzsment, munkaidő-elszámoló (timesheet), erőforrás-tervező, számlázó és pénzügyi kimutatás készítő alkalmazásai elavultak vagy már nem támogatottak, a szoftver fejlesztője többé nem fogja kijavítani a hibákat és nem készít biztonsági frissítéseket sem. A megoldásba nem kerülnek be újabb funkciók, amelyek a versenyképességet vagy akár a törvényi megfelelőséget biztosítanák. Minél tovább használunk elavult, már nem támogatott szoftvereket, annál nehezebb lesz áttérni egy korszerű vállalatirányítási rendszerre.

4. Ha le kell cserélni az IT infrastruktúra egyes hardver elemeit, az új operációs rendszerrel és egyéb alapszoftverekkel kompatibilisek a meglevő ügyviteli szoftverei?

Egy hardver cseréje vagy az operációs rendszer újabb verziójának telepítése gyakran okoz problémát a régebbi üzleti szoftvereknél. A különböző ügyviteli alkalmazásokat és ERP rendszereket folyamatosan frissíteni kell annak érdekében, hogy a változó hardver és szoftver környezettel kompatibilisek maradjanak.

Nagyon kellemetlen azzal szembesülni, hogy az új laptopon a cég pénzügyi rendszere nem futtatható, vagy az új szerver nem kompatibilis a könyvelő szoftverrel.

5. Ha a vállalkozás ügyviteli szoftverei nem felelnek meg az újabb és újabb törvényi és jogszabályi előírásoknak, a jelenlegi szállítói időben frissítik a megoldásokat?

Az építészirodák, mérnöki vállalkozások és építőipari kivitelező cégek számára is kiemelten fontos, hogy megfeleljenek az egyre gyakrabban változó követelményeknek.

Ha a cég meglevő könyvelő, projektmenedzsment, munkaidő-elszámoló (timesheet), erőforrás-tervező, számlázó és pénzügyi kimutatás rendszerei között van olyan, amelyik már nem támogatott és nem frissül, nagyon hamar olyan helyzetbe kerülhet a vállalkozás, hogy nem, vagy csak jelentős pluszmunkával tud megfelelni az előírásoknak például a számlázás vagy az adóriportok terén.

Ennek számos negatív következménye lehet, projekteket veszíthet el az iroda vagy nem képes megfelelően kimutatni és kiszámlázni az ügyfelek számára teljesített pluszfeladatokat.

Mindenképpen érdemes előre tervezni és időben váltani olyan építésziroda vállalatirányítási rendszer megoldásra, amelyik hosszútávon is garantáltan képes megfelelni a külső elvárásoknak is.

Építésziroda vállalatirányítási rendszer: összefoglalás

A sikeres működéshez képesnek kell lennünk arra, hogy jó előre felismerjük, milyen elvárásokkal és kihívásokkal fog szembesülni cégünk a jövőben. A tervezés hiánya versenyhátrányt jelent és a vállalkozás hírnevét is negatívan befolyásolhatja.

A Maconomy ERP rendszer projekt alapú megoldása kifejezetten az építészirodák, mérnöki vállalkozások és építőipari kivitelező cégek számára készült, ami alkalmas a teljes projekt életciklus kezelésére. Az integrált építésziroda vállalatirányítási rendszer magában foglalja az értékesítés, projektmenedzsment, emberi-erőforrás, dokumentum menedzsment, pénzügyi menedzsment, számlázás, könyvelés és riportozási modulokat is.

A Maconomy ERP szoftver a tíz fős mérnök irodáktól a nagy nemzetközi építőipari vállalatokig kínál teljes körű és változó technológiai és jogszabályi környezetben is garantáltan használható megoldásokat.

Ismerje meg a Maconomy vállalatirányítási rendszert és kérjen kötelezettségek nélküli bemutatót most!